Arsip Penawaran·Nota
Arsip dan pakai ulang penawaran
Arsip penawaran dan nota transaksi, terhubung ke jenis dokumen dan formulir bawaan.
Aplikasi ini memakai data ruang kerja. Daftar dan buat ruang kerja untuk menggunakannya.
Arsip Penawaran·NotaCari semua penawaran·nota dari satu arsip
Tersimpan otomatis saat menyusun dokumen jenis Penawaran/Nota
Formulir bawaan dengan tabel item, total, dan info pemasok
Temukan penawaran lama untuk dibandingkan dan dipakai lagi
Arsip Penawaran & Nota Transaksi adalah layar untuk memeriksa surat penawaran dan nota transaksi yang berlalu-lalang selama proses penjualan dalam satu daftar. Anda bisa menyaringnya per jenis dokumen dan melihat total nilai yang sudah tuntas disetujui. Surat penawaran dan nota transaksi yang disusun di Dokumen & Pengajuan terkumpul ke daftar ini sesuai jenisnya.
Apa yang dilakukan aplikasi ini
- Berpindah antara hanya penawaran, hanya nota transaksi, atau seluruhnya untuk mempersempit daftar. Jenis yang sedang dipilih tampil dalam keadaan tertekan.
- Di kepala halaman terpampang jumlah surat penawaran, jumlah nota transaksi, dan total nilai dokumen yang sudah disetujui.
- Tanggal, jenis dokumen, judul, nilai, dan status persetujuan dirapikan padat dalam satu baris agar banyak berkas bisa ditelusuri dalam satu layar.
- Nilai uangnya dirata-kanankan sehingga jumlah digitnya mudah dibandingkan dengan mata.
- Daftar ini hanya bisa dibaca. Perubahan isi dilakukan di dokumen aslinya, jadi nilai di arsip tidak akan melenceng.
- Jumlah surat penawaran dan jumlah nota transaksi ditampilkan terpisah, sehingga periode ketika penawaran keluar tetapi notanya belum terbit bisa dikenali dari selisih angkanya.
Bagaimana terhubung dalam all-in-one
Terpilah otomatis menurut jenis dokumennya
Menyusun dokumen dengan jenis surat penawaran atau nota transaksi di Dokumen & Pengajuan membawanya ke layar ini, sedangkan jenis kontrak membawanya ke Brankas Kontrak. Ditulis dari tempat yang sama, lalu menumpuk terpisah menurut jenisnya.
Hanya nilai yang disetujui yang dijumlahkan
Yang masuk ke total hanyalah nilai dokumen yang lolos persetujuan. Ini mencegah angkanya terbaca lebih besar dari kenyataan karena tercampur dokumen yang masih diproses.
Kapan digunakan
- Di akhir bulan, pastikan lewat totalnya berapa nilai penawaran yang disetujui bulan itu untuk dipakai dalam laporan kinerja.
- Ketika perlu mengecek ulang mitra dan nilainya, saring hanya surat penawaran agar berkasnya cepat ditemukan.
- Sandingkan jumlah nota transaksi dengan jumlah surat penawaran untuk memastikan tidak ada nota yang belum terbit.
- Untuk memastikan nilai penawaran cocok dengan tagihan sesungguhnya, jajarkan dua dokumen dari mitra yang sama lalu bandingkan.
Pertanyaan umum
Apakah surat penawaran ditulis di sini?
Penulisannya berlangsung di Dokumen & Pengajuan. Begitu Anda menyusunnya dengan jenis surat penawaran atau nota transaksi, dokumen itu terkumpul ke daftar ini. Layar ini berfungsi untuk melihat dokumen yang sudah terkumpul.
Dokumen seperti apa yang masuk ke total nilai?
Hanya dokumen yang persetujuannya sudah disetujui yang masuk hitungan. Draf tersimpan maupun dokumen yang masih dalam proses persetujuan tidak dimasukkan ke total.
Apakah dokumen kontrak juga muncul di daftar ini?
Dokumen kontrak tidak muncul di daftar ini. Ia dikelola di Brankas Kontrak bersama tanggal berakhirnya. Layar ini hanya menangani surat penawaran dan nota transaksi.
Bisakah saya memperbaiki isinya langsung dari daftar?
Daftar ini bersifat hanya-baca. Perbaikan dilakukan di dokumen aslinya, dan hasilnya langsung tercermin di daftar. Kalau nilai yang sama bisa diubah dari dua tempat, tidak akan jelas mana yang benar, karena itu alirannya sengaja dibuat satu arah.
