คลังสัญญา
จัดการสัญญาพร้อมเตือนหมดอายุ D-30
สัญญาในที่เดียว — ติดตามวันหมดอายุพร้อมป้าย D-30
แอปนี้ใช้ข้อมูลในเวิร์กสเปซ สมัครและสร้างเวิร์กสเปซเพื่อเริ่มใช้งาน
คลังสัญญาป้าย D-30 แจ้งเตือนสัญญาใกล้หมดอายุโดยอัตโนมัติ
เรียงวันหมดอายุของสัญญาทั้งหมดในมุมมองเดียวเพื่อวางแผนต่ออายุ
เชื่อมกับประเภทเอกสารสัญญา ต่อเนื่องตั้งแต่อนุมัติจนถึงจัดเก็บ
รวมสัญญาที่กระจายไว้ในคลังเดียว ลดภาระค้นหาและจัดการ
คลังสัญญารวบสัญญาที่ผ่านการเสนออนุมัติมาไว้ที่เดียว และดูแลวันหมดอายุไปพร้อมกัน จำนวนสัญญาทั้งหมด จำนวนที่ใกล้หมดอายุ และจำนวนที่หมดอายุไปแล้ว สรุปเป็นตัวเลขไว้ด้านบน เอกสารที่ร่างด้วยประเภทสัญญาในแอปเอกสารและการเสนออนุมัติจะไหลเข้ามาอยู่ในรายการนี้เอง
แอปนี้ทำอะไรได้
- วันที่ร่าง ชื่อเรื่อง มูลค่าสัญญา ผู้ร่าง วันหมดอายุ และสถานะการอนุมัติ ถูกจัดไว้ในบรรทัดเดียว
- สัญญาที่จะหมดอายุภายใน 30 วัน กับสัญญาที่เลยกำหนดไปแล้ว แยกออกจากกันด้วยเครื่องหมายข้างชื่อเรื่อง
- วันหมดอายุกรอกและแก้ไขได้จากในรายการเลย ไม่ต้องเปิดตัวสัญญาขึ้นมาใหม่
- ถ้ามีสัญญาใกล้หมดอายุแม้เพียงฉบับเดียว ส่วนสรุปที่ส่วนหัวจะขึ้นสีให้เห็นทันที เพื่อให้มองข้ามได้ยาก
- สถานะบอกว่าการอนุมัติเดินไปถึงขั้นไหนแล้ว สัญญาที่อนุมัติแล้วกับสัญญาที่ยังเดินเรื่องอยู่จึงไม่ถูกดูปนกัน
- สัญญาที่ยังไม่ได้ใส่วันหมดอายุจะเว้นเป็นช่องว่างไว้ให้สะดุดตา มองรายการก็เห็นทันทีว่าเหลืออะไรที่ต้องกรอก
เชื่อมต่อกันอย่างไรในระบบรวม
สัญญาที่อนุมัติเสร็จแล้วไหลเข้ามาเอง
เอกสารที่ยื่นด้วยประเภทสัญญาจากแอปเอกสารและการเสนออนุมัติจะเดินตามสายอนุมัติแล้วมาปรากฏในคลังนี้เอง ไม่ต้องย้ายสัญญาที่อนุมัติแล้วไปที่อื่นหรือลงทะเบียนซ้ำอีกรอบ
แอปนี้ถือไว้เฉพาะข้อมูลวันหมดอายุ
เนื้อหาของเอกสารยังอยู่ที่คลังเอกสารส่วนกลางเหมือนเดิม คลังสัญญาดูแลเฉพาะวันหมดอายุ เป็นโครงสร้างที่เพิ่มข้อมูลซึ่งจำเป็นต่อการบริหารสัญญาเข้าไปโดยไม่แตะต้นฉบับ
คนที่แก้วันหมดอายุได้ถูกกำหนดไว้แล้ว
มีเพียงผู้ร่างและผู้ดูแลระบบที่แก้วันหมดอายุได้ เพราะเป็นค่าที่ผูกกับเงื่อนไขสัญญาโดยตรง เซิร์ฟเวอร์จึงตรวจสิทธิ์ไว้ไม่ให้ใครก็ได้เข้ามาเปลี่ยน
ใช้เมื่อไหร่
- ต้นไตรมาสเปิดคลังขึ้นมาคัดสัญญาที่จะหมดอายุในไตรมาสนี้ แล้วเริ่มเจรจาต่ออายุ
- เติมวันหมดอายุให้สัญญาที่อนุมัติเสร็จแล้ว เพื่อให้ผู้รับผิดชอบคนถัดไปไม่พลาดกำหนด
- ระหว่างเตรียมงานตรวจสอบ ดูมูลค่าสัญญา ผู้ร่าง และสถานะการอนุมัติในหน้าจอเดียวเพื่อจัดเอกสารประกอบ
คำถามที่พบบ่อย
ร่างสัญญาฉบับใหม่ในแอปนี้เลยได้ไหม
การร่างไม่ได้ทำที่นี่ ให้ร่างด้วยประเภทสัญญาที่แอปเอกสารและการเสนออนุมัติ แล้วเอกสารจะมารวมอยู่ในคลังนี้ ตัวคลังเป็นหน้าจอสำหรับบริหารสัญญาที่รวบมาแล้วโดยยึดวันหมดอายุเป็นหลัก
จะหาสัญญาที่ใกล้หมดอายุได้อย่างไร
จำนวนสัญญาที่ใกล้หมดอายุแสดงแยกไว้ที่ส่วนหัว ส่วนสัญญาที่เข้าเขต 30 วันแล้วจะมีจำนวนวันที่เหลือติดอยู่ข้างชื่อเรื่องในรายการ
ใครแก้วันหมดอายุได้บ้าง
แก้ได้เฉพาะผู้ร่างและผู้ดูแลระบบ ถ้าไม่มีสิทธิ์ ระบบจะไม่บันทึกให้และขึ้นข้อความแจ้ง
ใบเสนอราคาหรือใบส่งของมารวมที่นี่ด้วยไหม
เอกสารกลุ่มนั้นไม่เข้ามาที่นี่ แต่ดูแลแยกอยู่ที่คลังใบเสนอราคาและใบส่งของ คลังสัญญารวบเฉพาะเอกสารประเภทสัญญาเท่านั้น
