คลังใบเสนอราคา·ใบส่งของ
จัดเก็บและใช้ซ้ำใบเสนอราคา
คลังใบเสนอราคา·ใบส่งของ เชื่อมกับประเภทเอกสารและแบบฟอร์มมาตรฐาน
แอปนี้ใช้ข้อมูลในเวิร์กสเปซ สมัครและสร้างเวิร์กสเปซเพื่อเริ่มใช้งาน
คลังใบเสนอราคา·ใบส่งของค้นหาใบเสนอราคา·ใบส่งของทั้งหมดในที่เดียว
บันทึกอัตโนมัติเมื่อร่างเอกสารประเภทใบเสนอราคา/ใบส่งของ
แบบฟอร์มมาตรฐานพร้อมตารางรายการ ยอดรวม และข้อมูลผู้ขาย
ค้นหาใบเสนอราคาเก่าเพื่อเปรียบเทียบและใช้ซ้ำ
คลังใบเสนอราคาและใบส่งของคือหน้าจอสำหรับดูใบเสนอราคาและใบส่งของที่หมุนเวียนอยู่ในงานขายจากรายการเดียว กรองตามประเภทเอกสารได้ และดูได้ว่ายอดเงินที่ผ่านอนุมัติแล้วรวมเป็นเท่าไร ใบเสนอราคาและใบส่งของที่ร่างจากแอปเอกสารและการเสนออนุมัติจะไหลเข้ามาในรายการนี้ตามประเภท
แอปนี้ทำอะไรได้
- สลับดูเฉพาะใบเสนอราคา เฉพาะใบส่งของ หรือทั้งหมด เพื่อจำกัดรายการให้แคบลง ประเภทที่เลือกอยู่จะแสดงเป็นปุ่มที่ถูกกดอยู่ให้เห็นชัด
- ที่ส่วนหัววางจำนวนใบเสนอราคา จำนวนใบส่งของ และยอดรวมของเอกสารที่อนุมัติแล้วไว้ด้วยกัน
- วันที่ ประเภทเอกสาร ชื่อเรื่อง จำนวนเงิน และสถานะการอนุมัติ ถูกจัดไว้อย่างกระชับในบรรทัดเดียว จึงกวาดดูหลายรายการได้ในหน้าจอเดียว
- จำนวนเงินจัดชิดขวา ทำให้เทียบจำนวนหลักด้วยสายตาได้
- รายการนี้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว การแก้เนื้อหาเกิดขึ้นที่เอกสารต้นฉบับ ค่าที่แสดงในคลังจึงไม่มีทางคลาดจากต้นทาง
- จำนวนใบเสนอราคากับจำนวนใบส่งของแสดงแยกกัน ส่วนต่างของตัวเลขสองชุดนี้ช่วยให้จับได้ว่าช่วงไหนที่ออกใบเสนอราคาไปแล้วแต่ใบส่งของยังขาด
เชื่อมต่อกันอย่างไรในระบบรวม
แยกอัตโนมัติตามประเภทเอกสาร
เอกสารที่ร่างในแอปเอกสารและการเสนออนุมัติด้วยประเภทใบเสนอราคาหรือใบส่งของจะมาที่หน้าจอนี้ ถ้าเป็นประเภทสัญญาจะไปที่คลังสัญญา เขียนจากที่เดียวกันแล้วสะสมแยกกันตามประเภท
รวมยอดเฉพาะจำนวนเงินที่อนุมัติแล้ว
เฉพาะจำนวนเงินของเอกสารที่ผ่านการอนุมัติเท่านั้นที่เข้าไปอยู่ในยอดรวม เป็นการกันไม่ให้เอกสารที่ยังเดินเรื่องอยู่ปนเข้ามาจนตัวเลขพองกว่าความเป็นจริง
ใช้เมื่อไหร่
- สิ้นเดือนดูยอดรวมว่าใบเสนอราคาที่อนุมัติในเดือนนี้เป็นเงินเท่าไร แล้วนำไปใช้ในรายงานผลงาน
- เวลาต้องยืนยันคู่ค้าและจำนวนเงินอีกครั้ง ให้กรองเฉพาะใบเสนอราคาเพื่อหาฉบับที่ต้องการได้เร็ว
- วางจำนวนใบส่งของเทียบกับจำนวนใบเสนอราคา เพื่อตรวจว่าออกเอกสารครบทุกรายการแล้วหรือยัง
- อยากรู้ว่ามูลค่าที่เสนอไปตรงกับที่เรียกเก็บจริงหรือไม่ ก็เปิดเอกสารสองฉบับของคู่ค้ารายเดียวกันมาวางเทียบกัน
คำถามที่พบบ่อย
ออกใบเสนอราคาจากหน้านี้ได้เลยไหม
หน้านี้ไม่ได้ใช้ออกเอกสาร ให้ร่างด้วยประเภทใบเสนอราคาหรือใบส่งของที่แอปเอกสารและการเสนออนุมัติ แล้วฉบับนั้นจะมารวมอยู่ในรายการนี้ หน้าจอนี้มีไว้ดูเอกสารที่รวบมาแล้ว
ยอดรวมนับเอกสารแบบไหนบ้าง
นับเฉพาะเอกสารที่ได้รับอนุมัติแล้ว ฉบับร่างและฉบับที่ยังอยู่ระหว่างอนุมัติจะไม่ถูกนำไปรวมในยอด
สัญญาขึ้นในรายการนี้ด้วยหรือเปล่า
สัญญาไม่ขึ้นในรายการนี้ เพราะดูแลอยู่ที่คลังสัญญาพร้อมกับวันหมดอายุ หน้าจอนี้ดูแลเฉพาะใบเสนอราคาและใบส่งของ
แก้เนื้อหาจากในรายการได้ไหม
แก้จากในรายการไม่ได้ ให้แก้ที่เอกสารต้นฉบับแล้วรายการจะอัปเดตตาม ถ้าค่าเดียวกันแก้ได้จากสองที่ ก็จะไม่รู้ว่าฝั่งไหนถูก จึงออกแบบให้ข้อมูลไหลไปทางเดียว
