Bảng phê duyệt
Quy trình phê duyệt bằng số liệu
Luồng phê duyệt bằng số liệu — số chờ, nút thắt và người duyệt hiện tại, thời gian xử lý, tỷ lệ từ chối.
Ứng dụng này dùng dữ liệu không gian làm việc. Hãy đăng ký và tạo không gian làm việc để sử dụng.
Bảng phê duyệtXác định chính xác ai đang giữ hồ sơ gây tắc nghẽn
Đo tốc độ phê duyệt qua thời gian xử lý và tỷ lệ từ chối
Nắm loại hồ sơ nào tồn đọng nhiều nhất qua phân bố theo loại
Nhìn thấy ngay số hồ sơ chờ để xử lý phần tồn đọng trước
Bảng điều khiển phê duyệt cho biết hồ sơ đang tắc ở đâu, bằng con số. Số hồ sơ đang chờ, khối lượng đã xử lý trong 7 ngày gần nhất, hồ sơ chờ lâu nhất và tỷ trọng theo từng loại đều nằm gọn trên một màn hình. Ai đang giữ hồ sơ cũng hiện sẵn, không cần đi hỏi.
Ứng dụng này làm gì
- Xếp các hồ sơ đang chờ theo thời gian chờ giảm dần, đẩy điểm nghẽn lên trên cùng.
- Đối chiếu số hồ sơ đã xử lý trong 7 ngày gần nhất để thấy tốc độ phê duyệt đang nhanh lên hay chậm lại.
- Tính thời gian xử lý trung bình và so sánh giữa các loại hồ sơ.
- Hiển thị người đang phụ trách từng hồ sơ để biết ngay lượt kế tiếp thuộc về ai.
- Cho thấy tỷ trọng theo loại, tức loại hồ sơ nào đang luân chuyển nhiều nhất trong tổ chức.
Kết nối thế nào trong bộ all-in-one
Nhân viên xem ở bản tin, quản lý xem ở đây — vẫn là một luồng phê duyệt
Thẻ hồ sơ chờ duyệt trong Bản tin hằng ngày chỉ hiện phần việc đã đến lượt mỗi người. Bảng điều khiển này lật chính hòm phê duyệt đó sang góc nhìn toàn tổ chức. Hai màn hình dùng chung một nguồn dữ liệu.
Thời gian xử lý trung bình do một module chỉ số dùng chung tính toán
Không màn hình nào tự tính riêng. Vì cùng một cách tính, con số trên bảng điều khiển không lệch với con số ở các màn hình khác.
Khi nào dùng
- Cuối tháng, khi có ý kiến rằng hồ sơ bị ùn, xác nhận bằng con số xem thực tế loại nào đang tồn bao nhiêu.
- Khi một bước trong quy trình duyệt liên tục kéo dài, điều chỉnh lại đúng bước đó.
- Mùa nghỉ phép, khi người duyệt vắng mặt, tìm ra những hồ sơ đang đứng yên.
Câu hỏi thường gặp
Có biết được hồ sơ đang tắc ở khâu nào không?
Các hồ sơ đang chờ được xếp theo thời gian chờ giảm dần, kèm người đang phụ trách. Hồ sơ trên cùng chính là hồ sơ đứng yên lâu nhất.
Có xem tách theo từng loại hồ sơ được không?
Bảng đưa ra tỷ trọng theo loại cùng thời gian xử lý trung bình của từng loại. Nhờ vậy có thể so sánh loại nào kéo dài bất thường.
Có duyệt hồ sơ ngay trên màn hình này không?
Màn hình này để xem tình hình. Việc duyệt thực hiện ở hòm phê duyệt, còn kết quả sẽ phản ánh thành các con số tại đây.
Thời gian xử lý trung bình được tính thế nào?
Lấy khoảng cách giữa thời điểm trình và thời điểm hoàn tất, rồi tính trung bình theo từng loại. Do module chỉ số dùng chung đảm nhận nên tiêu chí giống hệt các màn hình khác.
