1
満了間近D-30バッジで更新すべき契約を画面上で判別
2
全契約の満了日を一覧化し更新タイミングを即座に把握
3
文書・起案の契約タイプと連動し承認から保管まで一気通貫
4
散在する契約書を一元管理し検索の手間を削減
契約保管庫は、決裁を通った契約書を一か所に集め、満了日まで併せて管理する画面です。契約の件数、満了が迫っている件数、すでに満了した件数が上部に数値で要約されます。文書・起案で契約書の種別として作成した文書は、自動的にこの一覧に集まります。
このアプリでできること
- 作成日とタイトル、契約金額、作成者、満了日、決裁状況が1行に整理されます。
- 満了まで30日を切った契約と、すでに期日を過ぎた契約は、タイトル横の表示で見分けられます。
- 満了日は一覧からそのまま入力・修正できます。契約書を開き直す必要はありません。
- 見出しの要約は、満了間近の件が1件でもあれば色が入り、見過ごしにくくなります。
- 決裁がどこまで進んだかが状況として表示され、承認済みの契約と進行中の契約を混同せずに済みます。
- 満了日をまだ入れていない契約は空欄のまま残り、目に留まります。何を埋めるべきかが一覧の上でそのまま分かります。
オールインワンで使うとこうつながります
決裁を終えた契約書がそのまま集まります
文書・起案で契約書の種別として起案した文書が、決裁の流れに乗ってそのままこの保管庫に現れます。承認された契約を別途移し替えたり、登録し直したりする作業はありません。
満了日だけをこのアプリが持ちます
文書の本文は共用の文書保管先に置いたまま、満了日だけを保管庫が管理します。原本に手を触れずに、契約管理に必要な項目を足した構造です。
満了日を変更できる人が決まっています
満了日を修正できるのは作成者と管理者だけです。契約条件に直結する値なので、誰でも書き換えられないようサーバー側で確認します。
こんなときに使います
- 四半期の初めに保管庫を開き、その四半期に満了する契約を抜き出して更新の協議を始めます。
- 決裁が終わった契約書に満了日を入れておき、次の担当者が期限を逃さないようにします。
- 監査の準備で、契約金額と作成者、決裁状況を1つの画面から確認して資料をまとめます。
よくある質問
契約書はこのアプリで新規に作成しますか。
作成はここでは行いません。文書・起案で契約書の種別として作成すると、この保管庫に集まります。保管庫は集まった契約を満了日を軸に管理する画面です。
満了が近い契約はどう探しますか。
見出しに満了間近の件数が別途表示され、30日以内に入った契約は一覧のタイトル横に残り日数が付きます。
満了日は誰が変更できますか。
作成者と管理者だけが変更できます。権限がない場合は保存されず、その旨の案内が表示されます。
見積書や取引明細書もここに集まりますか。
集まりません。それらの文書は見積・取引明細保管で別に扱います。契約保管庫が集めるのは契約書の種別だけです。
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