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見積書・取引明細書を一箇所に集約して検索
2
起案で見積/明細タイプ作成時に自動保管
3
品目表・合計・供給者情報の標準様式を提供
4
過去の見積を検索して再利用・比較
見積・取引明細保管は、営業の過程でやり取りした見積書と取引明細書を1つの一覧で確認する画面です。文書の種類で絞り込み、承認まで済んだ金額がいくらかを合計で確かめられます。文書・起案で作成した見積書と取引明細書は、種別に応じてこの一覧に集まります。
このアプリでできること
- 見積書だけ、取引明細書だけ、または全体を切り替えて一覧を絞ります。選んだ種類は押された状態で表示されます。
- 見出しには見積書の件数と取引明細書の件数、そして承認済み文書の金額合計が並びます。
- 日付と文書の種類、タイトル、金額、決裁状況が1行に凝縮して整理され、複数件を1画面で見渡せます。
- 金額は右寄せで並ぶため、桁数を目で比較できます。
- 一覧は閲覧専用です。内容の修正は原本の文書で行うので、保管側で値が食い違うことがありません。
- 見積書と取引明細書の件数が別々に表示されるため、見積だけ出て明細書が抜けている区間を数の差から察知できます。
オールインワンで使うとこうつながります
文書の種類に応じて自動的に振り分けられます
文書・起案で見積書や取引明細書の種別として作成するとこの画面へ、契約書の種別であれば契約保管庫へ集まります。書く場所は同じで、種類ごとに分かれて積み上がります。
承認された金額だけを合算します
決裁を通った文書の金額だけが合計に入ります。決裁中の案件が混ざって、実態より大きな数字が立つことを防ぎます。
こんなときに使います
- 月末に、その月に承認された見積金額がいくらかを合計で確認し、実績報告に使います。
- 取引先と金額を確認し直したいとき、見積書だけを絞り込んで該当の案件を素早く探します。
- 取引明細書が漏れなく発行されているかを、見積書の件数と並べて突き合わせます。
- 見積金額が実際の請求と合っているかを確かめるため、同じ取引先の2つの文書を並べて見ます。
よくある質問
この画面で見積書を作成しますか。
作成はできません。文書・起案で見積書や取引明細書の種別として作成すると、この一覧に集まります。この画面は集まった文書を見るためのものです。
合計金額にはどの文書が入りますか。
決裁が承認された文書だけが入ります。一時保存や決裁中の文書は合計に反映されません。
契約書もこの一覧に出ますか。
出ません。契約書は契約保管庫で満了日と併せて管理します。この画面が扱うのは見積書と取引明細書だけです。
一覧から内容を修正できますか。
修正はできません。原本の文書で直せば一覧にもそのまま反映されます。同じ値を2か所で直せるとどちらが正しいか分からなくなるため、流れを一方向に限定しています。
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