Ekspedisi: sopir di jalan, administrasinya tetap rapi
Perusahaan angkutan kehilangan uang bukan di jalan, melainkan di meja: uang jalan yang pertanggungjawabannya tidak pernah lengkap, bukti kirim yang hilang saat menagih, dan servis kendaraan yang terlewat di hari tersibuk. NOWORX menaruh penugasan, biaya perjalanan, bukti kirim, dan dokumen armada di satu tempat yang bisa diisi sopir dari HP dan dibaca kantor saat itu juga.
Kalau situasi ini terus berulang
Uang jalan berangkat pagi, kuitansinya pulang minggu depan
Sopir menerima uang tunai untuk bahan bakar, tol, makan, dan pengeluaran lain di jalan. Buktinya dikumpulkan di amplop dan baru dipertanggungjawabkan beberapa hari kemudian, sering tidak lengkap dan sudah tidak mungkin ditelusuri lagi.
Bukti kirim ada di grup, bukan di berkas penagihan
Surat jalan ditandatangani penerima, difoto, lalu dikirim ke grup. Ketika bagian penagihan menyiapkan tagihan, foto itu harus dicari mundur puluhan pesan, dan tagihan tertunda hanya karena satu lembar tidak ketemu.
Jam kerja sopir dihitung dari ingatan
Sopir hampir tidak pernah datang ke kantor. Berapa ritase, jam berangkat dan tiba, serta hari yang dihitung lembur disusun dari catatan kertas dan percakapan, lalu menjadi bahan perdebatan setiap kali penggajian.
Tanggal penting armada hanya diingat satu orang
Masa berlaku dokumen kendaraan, jadwal ganti oli, dan penggantian ban tersimpan di kepala kepala bengkel atau di kalender dinding. Satu terlewat, unitnya berhenti justru pada hari muatan sedang menumpuk.
Biaya per unit tidak pernah terlihat utuh
Bahan bakar, servis, ban, dan uang jalan dicatat di tempat yang berbeda-beda. Akibatnya pertanyaan paling sederhana pun sulit dijawab: kendaraan mana yang benar-benar menghasilkan, dan mana yang justru menggerus.
Beginilah alurnya di NOWORX
Ketuk nama aplikasi di tiap langkah untuk melihat detailnya.
- 1
Pagi: penugasan armada dan uang jalan
Muatan hari itu dibagi menjadi penugasan yang menempel pada sopir dan kendaraannya, lengkap dengan tujuan serta waktu berangkat. Permintaan uang jalan diajukan dan disetujui di alur yang sama, sehingga tidak ada lagi janji dicatat belakangan yang tidak pernah tercatat.
- 2
Di jalan: laporan sopir dan bukti kirim
Sopir mengisi laporan singkat dari HP — berangkat, tiba, kendala di jalan — dan mengunggah foto surat jalan yang sudah ditandatangani ke penugasan yang sama. Jam kerja dan ritase tercatat saat kejadian, bukan direkonstruksi di akhir bulan.
- 3
Kembali: pertanggungjawaban biaya dan upah
Bukti pengeluaran diunggah dan dicocokkan dengan uang jalan yang sudah diberikan, per perjalanan dan per kendaraan. Selisih yang tidak wajar ditandai lebih awal, dan rekap ritase mengalir ke perhitungan upah serta insentif sopir.
- 4
Kendaraan sebagai aset yang harus dijaga
Tiap unit punya catatannya sendiri: riwayat servis, penggantian suku cadang, biaya yang sudah keluar, dan tanggal-tanggal yang harus diurus sebelum jatuh tempo. Pengingatnya muncul sebagai tugas dengan penanggung jawab, dan pemakaian bahan bakar per unit bisa dibandingkan antar periode.
- 5
Menagih pelanggan tanpa mencari-cari berkas
Bukti kirim, tarif yang disepakati, dan perjalanan yang sudah selesai berada di data yang sama, sehingga tagihan disusun dari sumber yang utuh. Penawaran tarif, perjanjian kerja sama angkutan, dan riwayat tiap pengirim tersimpan di satu tempat lengkap dengan masa berlakunya.
Pertanyaan umum
Sopir kami tidak terbiasa memakai aplikasi.
Bagian untuk sopir sengaja dibuat tipis: memilih penugasan, menekan berangkat dan tiba, memotret surat jalan dan kuitansi. Semuanya lewat peramban di HP tanpa perlu memasang aplikasi baru, dan sisanya dikerjakan kantor.
Apakah NOWORX melacak posisi kendaraan?
Tidak. NOWORX bukan sistem pelacakan GPS dan tidak menggantikannya. Yang diurus di sini adalah penugasan, biaya, bukti kirim, dokumen armada, dan penagihan. Bila Anda sudah punya sistem pelacakan yang datanya tersimpan di basis data, isinya bisa ditampilkan berdampingan dengan data operasional Anda.
Uang jalan kami masih tunai. Apakah harus berubah?
Tidak. Cara pemberiannya boleh tetap tunai; yang berubah hanya pencatatannya — berapa yang diberikan, untuk perjalanan mana, dan bukti apa yang sudah masuk. Dari situ selisih dan kuitansi yang belum lengkap terlihat tanpa membuka amplop satu per satu.
Sebagian armada kami milik mitra, bukan sendiri.
Mitra bisa dikelola sebagai pihak eksternal dengan akses terbatas hanya pada penugasan dan bukti kirim yang menjadi bagiannya, sementara tarif dan data pelanggan tetap tertutup bagi mereka.
Sopir jarang mampir ke kantor. Mulai dari bagian mana?
Yang paling cepat terasa biasanya dua hal: bukti kirim dan uang jalan. Banyak tim menjalankan keduanya lebih dulu selama beberapa minggu, lalu menambahkan aset armada dan penagihan setelah kebiasaan sopir terbentuk.
Siapa yang bisa melihat tarif pelanggan?
Hak akses diatur per bagian. Sopir melihat penugasannya, bagian operasional melihat armada dan jadwal, sedangkan tarif dan penagihan hanya terbuka bagi bagian yang memang berhak.