如果这些情况反复出现
一个人带几十家客户,每月初开始一家家催
月初打开微信,从上往下一家家发“这个月的票齐了吗”。催到第十七家时,前面有三家已经回了、两家发了一半,你已经记不清。第二天再来一遍,客户嫌你重复问,你自己也不确定有没有漏。
资料收到没收到,靠一张打勾的 Excel
每人一张自己的表,格式各不相同。同事请假或离职,别人接手时看不懂那些颜色和缩写代表什么,只能重新问客户一遍,客户开始怀疑你们内部有没有在管事。
期限集中在几天里,主管只能挨个问进度
临近截止,所有人都在赶,谁做完了、谁卡在缺资料上、谁其实已经超了,主管只能一个个走过去问或者在群里艾特。真正的风险往往不在最忙的那家,而在没人提起的那家。
收费到期没人跟,服务做了半年才发现
合同一年一签,到期日在某个文件夹的扫描件里。续约没人提醒,活照做,钱没收。等到年中盘账才发现,这时候再去谈,场面很难看。
新人接手客户,交接全靠口述
“这家老板只用微信不看邮件”“这家的凭证每次都少一张,你要提前问”“这家上个季度调过一笔”——这些全在离职同事的脑子里,交接会开两小时也带不走。
客户随口一问,你要翻三个地方
“我上个月交了多少?”“你们收的这笔服务费包含什么?”“去年的报告能再发我一份吗?”每一条都不难,但每一条都要翻不同的地方,一天下来大半时间花在这上面。
在 NOWORX，流程是这样走的
点击各步骤中的应用名称，即可查看详细说明。
常见问题
它会替我们做账或者报税吗?
不会,这是明确的边界。NOWORX 不做账务处理、不生成任何申报表、不接申报端口、不替代你现在用的财务与申报软件。它管的是围绕在这些工作之外的那一层:期限、资料、进度、沟通、交付、收费。专业判断和签字永远是执业人员的事。
AI 会看到客户的财务数据吗?
你放什么它才看到什么。多数所的做法是只把进度、资料清单、沟通和收费放进来,账套本身不进系统。可见范围按客户和角色设定,谁负责哪几家就只看得到哪几家。这一点建议在上线前先定好再录数据。
客户不肯用系统,只肯发微信,怎么办?
不要求客户改。资料清单可以做成一个链接发给他填或上传,他不用也没关系——你照旧在微信里收,收到后在系统里打勾。真正省下来的时间不在客户那一侧,而在你这一侧:催到哪家、缺什么、上次什么时候催的,不用再靠脑子记。
每家客户的服务周期都不一样,能分开设吗?
能,而且这是设计前提。周期、内部截止日、需要的资料清单都按客户设定,不是一套模板套所有人。同一个客户不同事项的节奏不同也可以分开排。
同事离职,他手上的客户怎么办?
档案、沟通要点、历年交付物和进度记录都在客户名下,不在个人手里,转派负责人之后接手的人看到的是完整的时间线。这解决不了所有交接问题,但至少不用再靠一场两小时的口头交接。
我们只有五六个人的小所,会不会太重?
人少的时候期限和催收一样会漏,只是漏了没人替你兜。建议先只上期限日历和资料进度这两块,一个申报周期跑下来看催收时间有没有变短,再决定要不要把复核和收费也搬进来。