業種・業務別ソリューション

学習塾・スクールのグループウェア — 1コマの記録が、そのまま給与と月謝につながる

学習塾やスクールで1コマの授業が成立するには、講師と教室と生徒の三つが同じ時間に空いている必要があります。そしてそのコマが実際に行われたという記録は、講師の給与にも、生徒側の受講回数にも、そのまま効いてきます。ところが多くの教室では、シフト表はExcel、授業の実施報告は紙、月謝の入金は通帳、連絡はメールとプリント、と置き場所が別々です。NOWORXは、申込みの受付からコマの実績、給与台帳、入出金、連絡の確認までを一つのワークスペースに置き、校舎や事務局といった部署ごとに配置したAIエージェントが集計と督促を人と分担します。

無料ではじめる料金プランを見る

こんな状態が続いているなら

同じ講師に単価が三つあり、給与計算が毎月の手作業になる

80分1コマの授業単価、事務や報告書作成の時給、研修のときの別単価。一人の講師が一か月のあいだに三つの基準で働きます。さらに生徒の欠席で振替が入るとコマの担当が動くため、月末にシフト表と授業報告を一枚ずつ突き合わせないと支給額が決まりません。人数が二十人を超えるあたりで、この照合だけが独立した仕事になります。

授業の前後にいた時間が、どこにも記録されていない

教室に入ってから授業が始まるまでの準備、終わったあとの報告書と保護者対応。コマの時間しか控えていない教室では、この時間が記録の外にあります。後から労働時間の説明を求められたときに出せる材料が本人の記憶しかなく、しかもその記憶は教室側の記憶と食い違います。争いになってから作れる記録ではありません。

休講を決めたあと、誰にどこまで伝わったか追えない

大雪や台風、学級閉鎖で当日の夕方に休講が決まります。伝えるべき相手は保護者だけでなく、その日出勤予定だった講師と、他校舎の事務も同じです。講師は授業の合間しか携帯を見ないので、届いていない人が必ず一人か二人出ます。翌日、教室の前で生徒と講師が別々に立っている、という形で漏れが発覚します。

振替を一件入れるだけで、その週の並びが崩れる

1対2の個別指導では、ブースの数、講師の出勤できる曜日、生徒の通塾曜日が同時に成立してはじめて1コマが立ちます。欠席の振替を一件差し込もうとすると、この三つを全部確かめ直すことになり、結局ホワイトボードを消して書き直します。最新の時間割が教室長の頭の中にしかない状態が、そのまま次の週も続きます。

月謝と講習費と教材費が、別々の場所で管理されている

月謝は口座振替、夏期講習は都度の振込、教材費はまた別。残高不足で引き落とせなかった分の再請求は、たいてい誰かの手帳やスマートフォンのメモで追いかけられています。きょうだい割引を適用した後の実際の入金額となると、通帳と請求書を並べないと分かりません。年度が変わって担当が替わると、その追跡は一度リセットされます。

NOWORXでは、こう流れます

各段階で使うアプリは、名前を押すと詳細を見られます。

① 体験授業・入会の申込みを受け取り、そのまま名簿にする
問い合わせから体験授業、入会面談までの受付をフォームにして、学年・通塾希望曜日・志望校・きょうだいの在籍といった、あとから必ず聞き直すことになる項目を最初に一度で集めます。集めた内容はそのまま生徒と保護者の名簿になるため、クラスが変わっても担当講師が交代しても、更新する場所は一か所です。季節講習の受講申込みや保護者面談の希望日程も、同じフォームの仕組みで集めて一覧にできます。
この段階で使うアプリフォーム取引先管理
② 時間割と教室・ブースの割り当てを一枚で見る
教室単位と講師単位の予定を重ねて見ながらコマを置いていきます。欠席の振替を入れるとき、いま空いているのはどの枠かがその場で分かるので、ホワイトボードを消して書き直す作業が減ります。時間割が一か所にあれば、講師も、保護者に案内する事務も、同じ最新版を見ることになります。年度替わりでクラス編成が総入れ替えになっても、書き直すのは時間割一つです。
この段階で使うアプリチームカレンダー
③ 講師の出退勤とコマ実績を、時間の単位のまま残す
出退勤の打刻がそのまま集計され、授業の前後にかかった準備や報告の時間も同じ記録の中に残ります。一日に二コマだけ入る講師が何度も出入りしても合算されます。打刻が抜けているコマや、シフト表と実績がずれている講師は、給与の締め日を待たずに校舎のAIエージェントが知らせます。記録は、必要になったときには作れないものです。
この段階で使うアプリ勤怠ボード
④ コマ給・時給・振替を混ぜたまま、単価別の台帳にする
勤怠に残ったコマ数と時間を単価ごとに分けて台帳にまとめるので、シフト表と授業報告を一枚ずつ突き合わせる作業がなくなります(確定額は社会保険労務士・給与計算の確認を前提とした参考値です)。振替でコマの担当が別の講師に移った分も、予定表ではなく実績側の記録から拾います。誰がどのコマで何時間働いたかという根拠が、支給額と同じ画面に並びます。
この段階で使うアプリ給与・社会保険台帳勤怠ボード
⑤ 月謝・講習費・教材費の入出金を一本の台帳に集める
教室のお金はもともと三つ以上の流れに分かれています。台帳を一本にしておくと、引き落とし不能の再請求、きょうだい割引を適用した後の実際の入金額、まだ入っていない分が、担当者のメモではなく記録として残ります。誰がいまどこまで納めているかを名簿と同じ流れで辿れるので、担当が替わっても追跡が途切れません。
この段階で使うアプリ帳簿ビュー取引先管理
⑥ 休講・時間割変更を教室全体に通し、確認まで残す
当日に決まる休講で連絡が要るのは、その日出勤予定だった講師、他校舎の事務、そして保護者です。校内の連絡は誰が確認したかまで残るので、伝達がどこで止まったのかが分かります。保護者向けのメールやアプリ配信そのものは教室がいま使っている手段のままで構いません。NOWORXが受け持つのは内側の伝達と確認、そして振替希望や面談希望といった返信をフォームで集めて一覧にするところです。
この段階で使うアプリお知らせダイジェストフォーム
⑦ 休塾・退会と、担当講師の引き継ぎ
休塾や退会は、名簿の状態を変えて終わりではありません。担当講師の持ちコマが空き、月謝の請求が止まり、教室の枠が一つ空きます。生徒ごとの記録に、いつどの理由で止まったか、そのとき誰が担当していたかが残っていれば、講師が交代したときの引き継ぎが口頭の申し送りに頼らなくなります。戻ってきた生徒に前と同じことを最初から聞き直すこともなくなります。
この段階で使うアプリ取引先管理お知らせダイジェスト

よくある質問

大学生のアルバイト講師が多く、シフトが毎月変わりますが使えますか?

出退勤の打刻と実際に行ったコマの記録が中心なので、担当が毎月変わっても記録の付け方は変わりません。試験期間で入れない週があっても、給与の元データは予定表ではなく実績側から作られるため、シフトを組み直すたびに計算方法まで組み直す必要がありません。

コマ給と時給が混ざっていても給与台帳になりますか。給与計算ソフトの代わりになりますか?

単価が複数ある働き方を前提に、勤怠のコマ数と時間から単価別に集計した台帳を作ります。ただし社会保険料や源泉徴収を含む確定額の計算までは行わず、社会保険労務士や給与計算の確認を前提とした参考値です。目的は、シフト表と授業報告を突き合わせる手作業をなくすことです。

授業以外の準備時間まで記録すると、かえって講師の負担になりませんか?

別途の日報を書かせるのではなく、出退勤の打刻をするだけで、コマの時間と教室にいた時間の両方が残る形にしています。むしろ後から「この時間は何をしていたのか」と個別に聞き取る手間がなくなります。記録がないことのほうが、労働時間の説明を求められた場面では大きな負担になります。

保護者へのメール配信やアプリ通知もできますか?

保護者向けの一斉配信そのものは行いません。NOWORXが受け持つのは、休講や時間割変更が講師・事務・他校舎に確実に届いて誰が確認したかを残すことと、面談希望日や講習の申込みをフォームで集めて一覧にすることです。保護者への配信は、いま使っている手段のまま併用してください。

中途解約したときの返金額まで計算してくれますか?

金額の判断そのものは行いません。学習塾は継続的な役務の提供にあたり、解約時の清算には法令と契約書の定めが関わります。NOWORXが担うのは、いつまで受講したか・いくら入金があったかという計算の材料を一つの画面から取り出せるようにするところまでで、最終的な金額は契約書と専門家の確認によって決めてください。