不動産会社のためのグループウェア｜契約書の保管と更新期限を、担当者の記憶から切り離す

NOWORXでは、こう流れます

各段階で使うアプリは、名前を押すと詳細を見られます。

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   反響を受けてから、追客の履歴が残るまで

   問い合わせが入った時点で、希望エリア、間取り、入居希望日、勤務先の最寄り駅といった条件を顧客名簿に残し、案件として営業パイプラインに乗せます。反響元が物件情報サイトか電話か紹介かを最初に記録しておくと、どの入口の反響が申込まで到達しているかが担当者の感覚ではなく件数で見えます。追客の記録は個人のメモではなく案件に紐づくので、担当が替わっても顧客に同じ質問を二度しません。

   この段階で使うアプリ取引先管理営業パイプライン
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   内見の調整と、申込・入居審査の可否

   鍵の受け渡し、現地待ち合わせ、管理会社への内見連絡はチームカレンダーに置き、同じ部屋に二組が重なる事故を防ぎます。申込が入ると、保証会社の審査と貸主の承諾という二つの返事を待つ状態が同時に走るため、案件のステータスとして分けて持ちます。貸主が法人で社内の承諾が要る管理物件は、可否を決裁として記録し、口頭了承のまま契約日を押さえてしまう事態を避けます。

   この段階で使うアプリチームカレンダー営業パイプライン決裁ダッシュボード
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   初期費用の提示と、重要事項説明・契約締結

   初期費用は項目を固定した見積として出し、誰がいつどの条件で提示したかを案件に残します。締結後は、媒介契約書、重要事項説明の書面、契約書、特約の付いた覚書までを一つの案件にまとめ、有資格者の記名がある版がどれかを版数で区別します。差し替えが起きたときに古い版が現場に出回らないことが、この業種では最優先です。

   この段階で使うアプリ見積・取引明細アーカイブ契約アーカイブ決裁ダッシュボード
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   仲介手数料の請求と、共同仲介の分配

   手数料は貸主側と借主側で請求先が分かれ、他社と共同で扱う取引では分配の話も乗ります。請求の内容と入金の消し込みを案件に紐づけておけば、決済後に相手方へ確認の電話を入れる手間が消えます。適格請求書としての記載要件を満たしているかの確認も、案件に残った控えを開くだけで済みます。

   この段階で使うアプリ決裁ダッシュボード取引先管理
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   契約書の保存と、更新・解約の期限管理

   契約ごとに保存期限と更新期限を持たせ、期限が近い契約を日付順の一覧にします。取引の種類や書面の性質によって求められる保存年限は異なるため、一律の年数ではなく案件単位で期限を設定できることが実務上は重要です。毎朝のブリーフィングに「今日から通知の準備に入る契約」を担当者別で出せば、更新の取りこぼしは個人の記憶ではなく仕組みで止まります。

   この段階で使うアプリ契約アーカイブチームカレンダーデイリーブリーフィング
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   管理受託物件のオーナー対応と、修繕の承認

   設備の故障や退去後の原状回復は、見積を取ってオーナーの承認を得るまで着手できません。見積の取得、社内での確認、オーナー承認、施工の依頼という流れを決裁として残すと、負担区分でもめやすい修繕費の経緯を後から追えます。オーナーごとの連絡窓口と所有物件は名簿側に持たせ、担当が替わっても対応履歴ごと引き継げる状態にします。

   この段階で使うアプリ決裁ダッシュボード見積・取引明細アーカイブ取引先管理

あわせて使うアプリ

有効にしたアプリだけが画面に並びます。使わないものは出しておく必要がありません。

契約アーカイブ契約書を一括保管 — 満了日管理と満了間近バッジ。文書・起案の契約タイプと連動。取引先管理取引先の連絡先を一元管理。取引先ごとのディール数・金額を自動連携。営業パイプラインリード→商談→提案→契約→成約のレーンでディール管理。レーン別・進行中・成約金額。チームカレンダー部署・全社予定を部署レーンでまとめた2週間ボード。チーム単位で予定を俯瞰。見積・取引明細アーカイブ見積書・取引明細書を一括保管。文書・起案の見積/明細タイプと標準様式に連動。決裁ダッシュボード決裁の流れを数字で。待機件数、滞留ボトルネックと現在の決裁者、平均処理時間・差戻率、種類別分布。デイリーブリーフィング本日の予定・承認待ち・未読お知らせ・勤怠を朝の1画面に集約。