稟議・電子決裁のグループウェア — 起案から決裁、その先の実行まで

NOWORXでは、こう流れます

各段階で使うアプリは、名前を押すと詳細を見られます。

1. 1. 起案 — 様式と添付を最初から揃える

   案件の種別(購買・契約・出張・採用・支出)を選ぶと、その種別の様式が開きます。件名・目的・金額・期間・添付といった必須項目が最初から入っているので、後段で「この項目が空欄」と差し戻される回数が減ります。金額の根拠になる見積書は見積・取引明細アーカイブから引いて添付するため、本文の金額と添付の金額がずれません。備品購入や出張申請のような定型の申し出は、フォームで受けてそのまま起案に落とします。

   この段階で使うアプリフォーム見積・取引明細アーカイブ

2. 2. 決裁ルートの自動編成と凍結

   組織図から 直属上長 → 部門長 → 上位部門 → 最終決裁者 の順を自動で並べ、起案画面でそのまま見せます。職務権限規程の決裁区分は段ごとの専決権として持たせるので、金額基準で終わる段が最初から分かる。そして回付を開始した時点でルートを凍結します。以降に異動や退職があっても、その稟議は開始時点の決裁者で最後まで回ります。新しい組織図は次の稟議から効きます。

   この段階で使うアプリ決裁ダッシュボード

3. 3. 回覧 — 並列・合議・参照で待ち時間を削る

   同じ段に複数の決裁者を置けば並列で同時に回ります。法務の確認を待ってから情報システムに回す、という直列の待ちがなくなる。合議の段は意見と記録を残しつつ流れを止めず、参照の段は通知だけで進行に影響しません。回覧の履歴は誰がいつどの段を処理したかまで残るので、監査で回覧経路を求められても再構成の作業が要りません。

   この段階で使うアプリ決裁ダッシュボードタスクボード

4. 4. 専決・代決・差戻し — 止めないための例外処理

   専決の段で承認された案件はその場で終結し、残りの段は自動でスキップされます。決裁者が出張や休暇で不在なら、代決でその段の担当者だけを差し替える。段そのものは進行中のまま残るので、最初から回し直す必要はありません。差戻しは事由とともに起案者へ戻り、どの段で何を理由に戻ったかが履歴に残ります。

   この段階で使うアプリ決裁ダッシュボード

5. 5. 決裁後 — 契約と支出を追い切る

   決裁した契約は契約アーカイブに入り、満了日と満了間近(D-30)が出ます。自動更新に気づかず更新してしまう事故が減ります。支出は経費分析で部署別・科目別に積み上がるので、「稟議で承認した予定額」と「実際に出た金額」を月次で突き合わせられる。決裁と同時に発注や締結の実行タスクを立てておけば、決裁後の二週間が空白になりません。

   この段階で使うアプリ契約アーカイブ経費分析タスクボード

6. 6. 滞留を数字にする

   決裁ダッシュボードに、待機件数、滞留している案件と現在の決裁者、平均処理時間、差戻率、種類別の分布が出ます。「稟議が遅い」という感覚を、どの種別が何日かかっているか、誰の段で何件止まっているかまで分解できる。差戻率が高い種別が見つかれば、様式か決裁区分のどちらかを直す判断につながります。

   この段階で使うアプリ決裁ダッシュボード

7. 7. AIエージェントの役割 — 下書きと点検まで、押印は人

   部署ごとに配置したAIエージェントが、起案の下書き、必須項目や添付の欠落チェック、過去の類似案件の参照、決裁後の実行タスクの起票までを担当します。承認・差戻し・専決といった決裁行為そのものは人のアカウントでしか実行できません。判断の責任は人に残したまま、起案と後処理の手間だけを減らす設計です。

   この段階で使うアプリ決裁ダッシュボードフォームタスクボード

あわせて使うアプリ

有効にしたアプリだけが画面に並びます。使わないものは出しておく必要がありません。

決裁ダッシュボード決裁の流れを数字で。待機件数、滞留ボトルネックと現在の決裁者、平均処理時間・差戻率、種類別分布。見積・取引明細アーカイブ見積書・取引明細書を一括保管。文書・起案の見積/明細タイプと標準様式に連動。契約アーカイブ契約書を一括保管 — 満了日管理と満了間近バッジ。文書・起案の契約タイプと連動。経費分析経費を分析視点で — 月次推移、部署別・科目別比較、前月比、高額支出TOP。フォーム申請・アンケート・フィードバックをフォームで作成し、チームで回答を集約。5種類の項目、リアルタイム集計。タスクボードチームタスクをカンバンで。担当者・部署・期限フィルタと期限間近バッジ。