こんな状態が続いているなら
回覧板が一周するのに一週間かかり、最後まで届かない
留守や旅行中の世帯で板が止まり、次の班に渡るまで何日も動きません。防災訓練の出欠、資源回収日の変更、工事の告知のように締切のある案内が間に合わず、結局は班長が電話をかけ直すことになります。誰が読んで誰が読んでいないかも分からないため、「聞いていない」という苦情が後から出ます。
役員が一年で交代するたび、資料が前任者の家に残る
前年度の議事録は元書記のパソコン、会計データは元会計のUSBメモリ、領収書は段ボール一箱。引き継ぎ会で箱を渡して終わりになり、「去年の夏祭りはどこに何を発注したか」「防災訓練の案内文はどう書いたか」を毎年ゼロから聞いて回ります。数年前の経緯にいたっては誰も覚えていません。
総会の定足数と委任状の集計が、当日の朝まで終わらない
出席票・欠席届・委任状・議決権行使書を紙で回収し、班ごとに束ねて手作業で数えます。定足数に届くかどうかが直前まで読めず、足りなければ再度招集。議案が複数ある年は、賛否の数え直しだけで議事が止まります。
会費の入金状況が、会計担当の頭の中にしかない
班長が集めて回った現金と口座振込が混ざり、未納世帯への声かけを誰がどこまでやったかが残りません。すでに納めた世帯に督促の連絡が行ったり、逆に未納の世帯が抜けたりします。年度末の決算のときになって、はじめて帳尻の合わない差額が見つかります。
個人情報のはずの名簿が、Excelファイルのまま出回っている
世帯主名・連絡先・班と組の編成表がメール添付で配られ、歴代役員の端末にコピーが残り続けます。転入・転出・班替えのたびに新しい版が出るので、どれが最新か分からなくなり、古い名簿を見て存在しない世帯に案内を出してしまいます。
NOWORXでは、こう流れます
各段階で使うアプリは、名前を押すと詳細を見られます。
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回覧板の代わりに、お知らせを配る
班ごとに紙を回すのをやめ、全世帯が同時に読める掲示に切り替えます。防災訓練・資源回収日の変更・工事の告知といった重要なお知らせは上部に固定でき、まだ読んでいない人には未読のものが先に並びます。コメントが付いた投稿はどこが論点になっているかがすぐ分かります。出欠や意向を聞きたいときはフォームを添えれば、班長が一軒ずつ訪ねなくても回答が集まります。紙の掲示を続けたい班には、AI担当者に要点だけ短くまとめた文面を作らせ、そのまま印刷して掲示板に貼れます。
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総会の議決 — 委任状を数え直さない
議案ごとに賛否を取り、一人一票で集計します。当日出席できない世帯には事前に意思を出してもらえるため、朝から委任状を束ねて数える作業がなくなります。賛成・反対・保留の数はその場で集計バーとして出るので、議長が成立の可否をすぐ宣言できます。議案の要旨と結果はそのままお知らせに載せられ、欠席した世帯にも同じ内容が届きます。なお、書面や電子的方法による議決を認めるかは各団体の規約で決まるため、まず規約の確認が必要です。
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引き継ぎ — 来年度の役員に探させない
清掃業者や管理会社との委託契約、保険、集会所の使用に関する取り決めは満了日つきで保管でき、期限が近づくと満了間近の表示が付きます。議事録・会計・名簿・行事の記録は年度が変わっても団体のアカウントに残るため、引き継ぎは「箱を渡すこと」から「権限を渡すこと」に変わります。新任の役員が「去年の防災訓練はどう案内したか」と聞けば、AI担当者が過去の記録から該当する箇所を出して答えます。
よくある質問
役員にパソコンが得意な人がいません。それでも使えますか。
お知らせを読む、投票する、出欠を答えるところまではスマートフォンのブラウザとアプリで完結します。文字を書いてまとめる作業 — お知らせの文面づくり、議事録の要約、会計の集計 — は部署に置いたAI担当者に頼めるので、役員は内容を確認して出すだけです。紙の掲示を続けたい場合も、そのまま印刷して貼れる文面を作らせられます。
名簿は個人情報です。誰でも見られる状態になりませんか。
名簿の閲覧範囲は部署や役職の単位で分けられます。班長は自分の班、会計は入金確認に必要な範囲、という設定ができます。Excelをメール添付で配ると歴代役員の端末にコピーが残り続けますが、名簿を一か所に置けばコピーが散らばる状態そのものがなくなり、退会した世帯の情報も名簿を直せばそれで終わりです。
総会の議決をオンラインで行って、規約上の問題はありませんか。
書面や電子的方法による議決を認めるかどうかは、その団体の規約や管理規約で決まります。定めがない場合は総会での規約改正が先です。NOWORXは賛否を集計して記録を残す道具であり、規約の要件を代わりに満たすものではありません。実務では、まず事前の意思確認として使って当日の集計を短くし、規約を整えてから正式な議決に移す団体が多いです。
役員は毎年入れ替わります。記録はどうなりますか。
記録は個人ではなく団体のアカウントに残ります。退任する役員の権限を外し、新任の役員を同じ役職に置けば、過去の議事録・会計・名簿・行事の記録はそのまま引き継がれます。前年度のやり方を知りたいときは、AI担当者に聞けば過去の記録から該当箇所を出します。
会費は現金で集めています。振込に変えないと使えませんか。
いいえ。班長が集めた現金も、入金として台帳に記録すれば口座振込と同じように集計されます。世帯ごとの納入状況が一覧になるので、未納の声かけを誰がどこまでやったかも残せます。集金の方法を変えることが前提ではありません。
予算がほとんどありません。何から始めればいいですか。
全部を一度に置き換えないことです。まずお知らせと出欠フォームだけを移して、回覧板が途中で止まる問題を解消する。次の総会の前に議決の集計を移す。会計は年度の切り替わりに合わせる。この順番なら役員が慣れる時間が取れます。料金の詳細は料金プランのページをご確認ください。
NPO法人やマンション管理組合でも同じように使えますか。
使えます。理事会の議案と議決、会計、名簿、委託契約の期限管理という中身は自治会と共通です。管理組合であれば管理会社との委託契約や修繕関係の書類を満了日つきで保管し、理事の交代時に探し直さない形にできます。使う機能は団体ごとに選べるので、必要なものだけを開いて残りは閉じておけます。