業種・業務別ソリューション

診療所・歯科医院のためのグループウェア — 患者情報を入れずに、院内運営だけを整える

クリニックの一日が詰まるのは、診療そのものより、その周りの段取りです。今日は誰が何時から入るのか、処置室とレントゲンは同じ時間に空いているのか、先週変えた滅菌の手順を非常勤まで読んでいるのか、オートクレーブの点検はいつだったのか。NOWORXは、この院内運営の側だけを扱うグループウェアです。患者さんの氏名・連絡先・診療内容はこれまでどおりカルテ側に置いたまま、シフト、診察室と機器の枠、院内周知、医療機器の保守期限、稟議と契約を一つのワークスペースにまとめます。受付・看護・事務といった部署ごとにAIエージェントを置き、周知の要約や期限の督促は人と分担します。

無料ではじめる料金プランを見る

こんな状態が続いているなら

受付が電話を切るたびに、診察室と機器の空きがずれていく

患者さんの予約はカルテ側の予約表に入る。けれど処置室、レントゲン室、歯科ならユニットが同じ時間に埋まっていないかは、受付の手元にある別の紙で管理されている。当日になって「ユニットが足りない」「エコーが重なった」と分かり、待合の説明はいつも受付一人が背負う。

常勤・非常勤・時短が混ざったシフトを、毎月一枚の紙で組み直す

看護師、歯科衛生士、受付、医療事務。週3日の非常勤、午前だけの時短、院長が学会で不在の日、休日当番の割り当て。希望休は口頭とメッセージで集まり、組み上がったシフト表は印刷してバックヤードに貼る。誰かが交代した瞬間から貼り紙は古くなり、今日の本当の人員はその場にいる人しか知らない。

手順を改訂しても、全員が読んだかどうかが分からない

感染対策や滅菌の運用が変わっても、朝礼で伝わるのは当日出勤している人だけ。週3日の非常勤や午後入りのスタッフは、次の出勤日まで古い手順のまま動く。掲示板に貼った紙には既読が残らず、院内研修に誰が出ていないかは後から数え直すことになる。

オートクレーブの点検も、AEDのパッド期限も、覚えている人の頭の中にしかない

滅菌器の点検、レントゲン装置の定期点検、リースの満了日、AEDのパッドとバッテリーの期限。案内は業者ごとにばらばらに届き、担当者の記憶と机の付箋に残るだけ。その担当が辞めると、何をいつ点検したのかが院内のどこにも残らない。

ユニット入替やレントゲン装置の更新が、院長の机で止まる

高額な機器はリースか購入かを見比べ、見積もりを取ってから決めるまでに時間がかかる。相談したはずの話が今どうなっているのかスタッフからは見えず、業者から進捗を聞かれても「まだ検討中です」としか答えられない。

NOWORXでは、こう流れます

各段階で使うアプリは、名前を押すと詳細を見られます。

1
診療前 — 今日の人員と、変わった手順を全員に
出勤予定に対して誰が実際に入っているか、午前だけの時短が何時までか、院長の外勤はいつかを勤怠現況ボードで見る。前日までに変わった手順、業者の来院予定、当番の割り当てといった申し送りは要点をまとめた形で残るので、朝礼に出られなかった午後入りや非常勤も、出た日に同じものを読める。読んだかどうかを押さえたい改訂は、回答を求める形で出しておく。
この段階で使うアプリ勤怠ボードお知らせダイジェストデイリーブリーフィング
2
診療中 — 診察室・ユニット・検査機器の枠を、患者情報を入れずに押さえる
予約現況板に置くのは、患者さんの氏名や診療内容ではなく、押さえる資源と時間だけです。第3ユニット 10:00〜10:30、レントゲン室、処置室、カウンセリングルーム、そして担当スタッフ。この形なら、同じ時間に部屋や機器が重なっていないかを受付から一目で確認できます。患者さん側の予約はこれまでどおりカルテ側に残し、NOWORXは「その時間に院内の資源が空いているか」だけを扱う、という分け方です。往診や健診、学校健診の外勤など院外に出る枠はチームカレンダーに置くと、その時間に院内へ残る人数まで含めて見えます。
この段階で使うアプリ予約状況ボードチームカレンダー
3
診療後 — ヒヤリハットと申し送りを、その日のうちに形にする
次の勤務者に伝えること、機器の様子で気になった点、手順の中でひやりとした場面は、その日のうちにフォームへ残す。項目を先に決めておけば、書く人によって粒度が違って後から見返せない、ということが起きにくい。ここでも患者さんを特定できる書き方は避け、起きた場面と手順の側だけを書く運用にする。対応が必要なものは業務ボードに残し、翌日の担当が拾う。
この段階で使うアプリフォームタスクボードお知らせダイジェスト
4
月次 — 翌月のシフト、資格と研修、機器の保守記録
翌月のシフトは希望休をフォームで集めてからチームカレンダーに置く。学会、休日当番、健診の外勤といった院外の予定も同じカレンダーに乗るので、人が薄くなる日が先に見える。資格の更新や院内研修の受講状況は、誰が未受講かという形で残す。医療機器は資産台帳に登録し、点検の周期と次回予定、リースの満了、AEDの消耗品期限を機器ごとに持たせる。担当が代わっても、いつ何をしたかが人ではなく院内に残る。
この段階で使うアプリチームカレンダー資産台帳勤怠ボードフォーム
5
随時 — 機器の稟議、業者との契約、経費
ユニットの入替やレントゲン装置の更新は、見積もりを添えて稟議に上げ、承認までの経過が画面に残る。今どこで止まっているかを、上げた本人からも確認できる。医薬品卸、歯科技工所、保守業者、医療廃棄物の処理業者、リース会社との契約は契約保管にまとめ、更新月が近いものから先に手を打つ。取引先の担当者と連絡先は名簿に置いておけば、受付が代わっても電話先を探さずに済む。小口の支出は使ったその場で経費に上げる。
この段階で使うアプリ決裁ダッシュボード契約アーカイブ取引先管理経費分析

よくある質問

患者さんの情報を入れて使うものですか。

入れない前提の製品です。NOWORXは電子カルテやレセコンではなく、院内運営と事務の側だけを扱います。予約現況板に置くのは、第3ユニットやレントゲン室といった院内の資源と時間、担当スタッフまでです。氏名、連絡先、症状、診療内容はこれまでどおりカルテ側に残してください。ヒヤリハットや申し送りも、患者さんを特定できる書き方を避け、場面と手順の側で書く運用をおすすめします。個々の運用が院内の規程や関連する指針に照らして問題ないかは、医療機関の管理責任者とご確認ください。

電子カルテやレセコンと連携できますか。

現時点で、電子カルテやレセコンと自動的にデータをやり取りする機能はありません。むしろ、つながないことを前提に役割を分ける使い方を想定しています。患者さんに関する記録はカルテ側、シフト・機器・周知・稟議といった院内運営はNOWORX側、という切り分けです。

医療機器の保守点検を、法令で定められた記録の代わりにできますか。

代わりにはなりません。資産台帳でできるのは、機器ごとの点検周期と次回予定、リースの満了、消耗品の期限を院内で共有し、近づいたものを見落とさないようにすることです。業者の点検報告書や、法令・院内規程で様式が決まっている記録は、これまでどおりの方法で保存してください。控えを契約保管に置いて、どこにあるかだけ分かるようにしておく使い方はできます。