업종·업무별 솔루션

부동산 중개사무소 그룹웨어｜계약서 보관과 갱신 만기를 담당자 기억에서 꺼냅니다

중개사무소는 계약서가 어디 있는지, 만기가 언제인지 두 가지가 막히면 나머지가 다 막힙니다. 거래계약서와 확인·설명서, 특약과 공제증서 사본을 계약 건 하나로 묶어 보관하고, 갱신 통지와 신고 기한을 날짜순으로 세워 둡니다. 매물 접수, 임장 일정, 중개보수 청구와 공동중개 배분까지 그 위에 얹습니다. 부서마다 배치된 AI 에이전트는 계약에서 만기를 뽑아 두고 제출 전 빠진 항목을 짚어 주는 앞단 작업을 담당자와 함께 처리합니다.

무료로 시작 요금제 보기

이런 상황이 반복된다면

몇 년 전 계약 건을 찾는 데 반나절이 걸린다

민원이나 분쟁이 들어오면 그 건의 거래계약서와 확인·설명서 사본부터 꺼내야 합니다. 그런데 지점 캐비닛에 연도별로 묶여 있고, 담당자가 이미 그만둔 건은 어느 파일에 들어갔는지 아무도 모릅니다. 보존 의무 기간이 남아 있는 건인지조차 그 자리에서 답하지 못합니다.

갱신 통지 기한을 개인 휴대폰 알람으로 지키고 있다

임대차는 만기 전 정해진 기간 안에 임대인·임차인 양쪽에 이야기를 넣어야 조건을 조정할 수 있습니다. 실제 관리는 엑셀 만기표의 색칠과 담당자 개인 알람이 전부입니다. 한 건만 놓쳐도 그대로 자동 연장으로 넘어가 임대인에게 설명해야 하고, 조건을 다시 볼 기회는 다음 만기까지 밀립니다.

손님과 매물이 담당자 개인 휴대폰 안에 들어 있다

광고를 보고 걸려온 전화, 문자, 메신저 대화가 전부 개인 기기에 남습니다. 담당자가 그만두면 진행 중이던 손님과 임장 이력이 통째로 사라지고, 남은 직원은 어디까지 이야기가 된 손님인지 처음부터 다시 묻습니다. 같은 매물에 두 명이 따로 붙는 일도 같은 이유로 생깁니다.

공동중개 배분과 세금계산서 발행 주체가 통화로만 정해진다

상대 사무소와 나눈 조건이 전화 통화로만 남아 있어, 잔금이 끝나고 정산할 때 서로 기억하는 내용이 다릅니다. 중개보수를 임대인·임차인 중 누구에게 청구했는지, 세금계산서를 어느 쪽이 발행했는지도 그때 가서 따로 확인해야 합니다.

광고에 올린 조건과 실제 계약 조건이 어긋난다

매물을 올릴 때 소재지, 면적, 관리비 포함 항목, 입주 가능일 같은 명시 항목을 담당자가 각자 채워 넣다 보니, 나중에 실제 조건과 달라 정정 요청이 들어옵니다. 어느 시점의 어떤 조건으로 올렸는지 기록이 남지 않아 확인에 또 시간이 듭니다.

NOWORX에서는 이렇게 흘러갑니다

각 단계에서 쓰는 앱은 이름을 눌러 자세히 볼 수 있습니다.

1
매물 접수와 광고 게시 전 확인
임대인·매도인 정보와 소유 관계 확인 자료, 전속중개계약서나 일반중개계약서를 매물에 붙여 둡니다. 표시·광고에 들어가야 하는 명시 항목이 등록 시점에 채워졌는지 책임자가 한 번 보고 게시하도록 하면, 게시 후 정정 요청과 조건 불일치가 줄어듭니다. 어떤 조건으로 언제 올렸는지가 매물 기록에 남으니 나중에 되짚을 수 있습니다.
이 단계에서 쓰는 앱거래처 관리 계약 보관함 결재 대시보드
2
문의 접수, 임장 일정, 담당 배정
전화·문자·방문으로 들어온 문의를 손님 명부에 남기고 희망 지역, 면적, 입주 시기, 대출 여부처럼 다음 통화에서 다시 물으면 안 되는 조건을 함께 적습니다. 임장 일정은 팀 캘린더로 잡아 같은 매물에 담당이 겹치지 않게 하고, 키 반납과 공실 여부를 일정에 붙여 둡니다. 진행 단계는 파이프라인에서 손님별로 관리해 어디서 멈춰 있는지 사무소 전체가 봅니다.
이 단계에서 쓰는 앱거래처 관리 영업 파이프라인 팀 캘린더 뷰
3
계약 조건 협의와 부대 비용 안내
계약 전에 손님에게 안내해야 하는 항목을 견적 양식으로 고정해 두면 담당자마다 빠뜨리는 항목이 달라지는 문제가 사라집니다. 중개보수, 등기·법무 관련 비용, 이사, 보증보험처럼 손님이 나중에 놀라는 항목을 처음부터 같은 순서로 보여 줍니다. 누가 언제 어떤 조건으로 안내했는지 손님 기록에 남기 때문에, 계약 직전 말이 달라졌을 때 근거를 짚을 수 있습니다.
이 단계에서 쓰는 앱견적·거래명세 보관 거래처 관리
4
계약 체결과 신고 기한 관리
거래계약서, 확인·설명서, 특약, 공제증서 사본을 한 건으로 묶어 보관하고 최종본이 어느 파일인지 버전으로 구분합니다. 매매는 계약일로부터 정해진 기간 안에 신고가 필요하고 임대차도 별도 신고 절차가 붙는 경우가 있어, 체결과 동시에 기한을 캘린더에 세워 둡니다. 대표나 책임자의 확인이 필요한 건은 결재로 남겨 체결 전에 한 번 걸러 냅니다.
이 단계에서 쓰는 앱계약 보관함 팀 캘린더 뷰 결재 대시보드
5
중개보수 청구와 세금계산서, 공동중개 정산
청구는 임대인·임차인 또는 매도인·매수인으로 나뉘고, 공동중개면 상대 사무소와의 배분이 하나 더 붙습니다. 청구와 세금계산서 발행 내역을 계약 건에 붙여 두면 잔금 이후 정산에서 통화 기록을 뒤지지 않아도 됩니다. 배분 조건처럼 대표 확인이 필요한 내용은 결재로 남겨 양쪽이 같은 문서를 보고 이야기하게 합니다.
이 단계에서 쓰는 앱결재 대시보드 거래처 관리
6
갱신·만기 관리와 임대인 보고
계약마다 만기와 통지 기한을 걸어 두고, 지금 통지 준비를 시작해야 하는 건을 날짜순으로 봅니다. 관리 물건은 임대인별로 계약과 수리 이력을 묶어 두어 담당자가 바뀌어도 그대로 이어받게 합니다. 아침 브리핑에 이번 주 통지 대상과 만기가 임박한 계약을 담당자별로 올리면, 만기 관리가 개인의 기억이 아니라 사무소의 절차가 됩니다.
이 단계에서 쓰는 앱계약 보관함 팀 캘린더 뷰 데일리 브리핑 거래처 관리

자주 묻는 질문

보존 의무가 있는 계약서 원본은 어떻게 관리하나요?

스캔본을 계약 건에 붙이고, 원본이 있는 지점과 캐비닛·파일 번호를 항목으로 남기는 방식을 권합니다. 보존 기간은 계약과 서류 성격에 따라 다르므로 제품이 연수를 일괄로 정하지 않고 건별로 기한을 설정하게 했습니다. 원본을 없애자는 뜻이 아니라, 어디 있는지가 검색되는 상태를 먼저 만드는 것입니다.

전자계약 서명 기능이 있나요?

서명 자체를 수행하는 기능은 없습니다. 지금 쓰는 체결 방식은 그대로 두고, 체결이 끝난 파일을 계약·매물·당사자에 묶어 보관하고 검색과 기한 관리를 맡는 쪽입니다. 체결 수단을 바꾸지 않고 보관과 만기 관리만 사무소 안에서 한 곳으로 모으는 도입이 가장 부담이 적습니다.

손님의 소득 자료나 신분 확인 서류를 전 직원이 보게 되지 않나요?

명부와 계약은 부서 단위로 열람 범위를 나눌 수 있습니다. 지점 간 공동으로 진행하는 건만 해당 계약을 공유하는 식으로 운영할 수 있습니다. 전 직원이 전체 건을 열 수 있는 상태로 두지 않는 것을 전제로 권한을 잡아 주세요.

중개보조원에게도 계정을 줘야 하나요?

역할에 따라 열람 범위를 달리 줄 수 있습니다. 계약 원문과 손님의 민감 서류는 막고 임장 일정과 문의 접수 기록만 쓰게 하는 구성이 가능합니다. 사무소 안에서 실제로 맡기는 업무 범위에 맞춰 설정하면 됩니다.

포털 광고나 거래정보망과 자동으로 연동되나요?

현재 외부 광고 채널이나 거래정보망과의 자동 연동은 제공하지 않습니다. 광고 게시는 기존 방식 그대로 하시면 됩니다. 연동이 없어도 문의를 받을 때 유입 경로를 함께 적어 두면, 접수부터 계약까지의 기록은 사무소 안에서 한 줄로 이어집니다.

AI 에이전트가 확인·설명서를 대신 작성하나요?

설명과 서명의 책임은 공인중개사에게 있으므로 AI가 그 책임을 대신하지 않습니다. AI가 맡는 부분은 보관된 계약에서 만기와 특약 조항을 뽑아 두고, 제출 전에 빠진 항목을 짚어 주고, 반복되는 안내문의 초안을 잡아 두는 앞단 작업입니다. 최종 확인은 사람이 하는 것을 전제로 설계했습니다.