의원·치과를 위한 그룹웨어 — 환자 정보는 차트에 두고, 원내 운영만 정리한다
의원의 하루가 막히는 지점은 진료 자체보다 그 주변입니다. 오늘 누가 몇 시부터 나오는지, 진료실과 엑스레이가 같은 시간에 비어 있는지, 지난주에 바꾼 감염관리 지침을 오후 근무자까지 읽었는지, 멸균기 점검이 언제였는지. NOWORX는 그 원내 운영 쪽만 다루는 그룹웨어입니다. 환자 이름·연락처·진료 내용은 지금 쓰는 차트 프로그램에 그대로 두고, 근무표와 진료실·장비 예약, 원내 공지, 장비 점검 기한, 결재와 계약만 한 워크스페이스에 모읍니다. 데스크·진료 지원·행정처럼 부서마다 AI 에이전트를 두어 공지 요약과 기한 알림은 사람과 나눠 처리합니다.
이런 상황이 반복된다면
전화 예약을 받는 동안, 체어와 장비가 겹치는지는 아무도 모른다
환자 예약은 차트 프로그램에 잡지만, 진료실·체어·파노라마·초음파·물리치료실이 같은 시간에 비어 있는지는 데스크의 다른 표에 있다. 아침에야 겹친 걸 알고 순서를 다시 짜고, 대기실에 앉은 분들께 사정을 설명하는 건 늘 데스크 한 사람 몫이다.
간호조무사·치과위생사·데스크 근무표를 매달 종이 한 장에 다시 짠다
오전 진료만 하는 인원, 주 3일 근무, 토요일 진료 당번, 점심시간 교대, 원장이 학회로 자리를 비우는 날. 희망 휴무는 단톡방과 구두로 모이고, 완성된 표는 인쇄해 데스크 뒤에 붙는다. 한 사람이라도 바꾸는 순간 붙어 있는 표는 옛날 것이 되고, 오늘 실제 인원은 그 자리에 있는 사람만 안다.
감염관리 수칙을 바꿔도 누가 읽었는지 확인할 방법이 없다
아침 조회에서 전달되는 건 그날 나온 사람뿐이다. 오후 출근자와 주 3일 근무자는 다음 출근일까지 예전 방식대로 움직인다. 게시판에 붙인 종이는 읽음이 남지 않고, 직원 교육을 누가 아직 안 들었는지는 나중에 한 명씩 다시 세어봐야 한다.
멸균기 점검도, 선량계 교체도 기억하는 사람만 안다
방사선 발생장치 정기검사, 개인 선량계 교체와 판독 결과 회신, 멸균기 점검, 제세동기 패드와 배터리 유효기간, 리스 만료일. 업체 안내는 제각각 오고 담당자 책상 포스트잇에만 남는다. 그 직원이 그만두면 언제 무엇을 했는지가 원내 어디에도 남아 있지 않다.
장비 교체 이야기가 원장 책상에서 멈춘다
유닛체어 교체나 초음파 장비 도입은 리스와 구매를 견줘야 하고, 견적을 받고 결정하기까지 시간이 걸린다. 데스크는 진행 상황을 모르니 업체 전화에 매번 '아직 검토 중이세요'라고만 답한다.
NOWORX에서는 이렇게 흘러갑니다
각 단계에서 쓰는 앱은 이름을 눌러 자세히 볼 수 있습니다.
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진료 중 — 진료실과 장비 시간을 환자 정보 없이 잡는다
예약 현황판에는 환자 이름도 진료 내용도 넣지 않습니다. 잡는 것은 자원과 시간뿐입니다. 3번 체어 10:00~10:30, 파노라마, 처치실, 상담실, 그리고 담당자. 이렇게만 두어도 같은 시간에 방이나 장비가 겹쳤는지 데스크에서 바로 보입니다. 환자 예약은 지금 쓰는 차트 프로그램에 그대로 두고, NOWORX는 '그 시간에 원내 자원이 비어 있는가'만 봅니다. 왕진이나 출장 검진처럼 밖에 나가는 일정은 팀 캘린더에 올리면 그 시간에 원내에 남는 인원까지 같이 보입니다.
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월 단위 — 다음 달 근무표, 면허·교육, 장비 점검
다음 달 근무표는 희망 휴무를 폼으로 받아 팀 캘린더에 올린다. 토요일 진료 당번, 학회 참석, 출장 검진처럼 원내 인원이 얇아지는 날이 먼저 보인다. 면허 신고와 보수교육 이수처럼 사람마다 시기가 다른 일은 누가 아직인지가 남는 형태로 둔다. 장비는 자산대장에 등록해 점검 주기와 다음 예정일, 리스 만료, 선량계 교체와 판독 회신, 제세동기 패드·배터리 유효기간을 장비별로 붙여둔다. 데스크 담당이 바뀌어도 언제 무엇을 했는지가 사람이 아니라 원내에 남는다.
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상시 — 장비 결재, 거래처 계약, 경비
유닛체어 교체나 장비 도입은 견적을 붙여 결재로 올리고, 승인까지 어디를 지났는지가 화면에 남는다. 올린 사람도 지금 어디서 멈춰 있는지 볼 수 있어 업체 전화에 '검토 중'이라고만 답하는 일이 줄어든다. 의료폐기물 위탁 계약, 장비 리스와 유지보수 계약, 재료·기공소 거래 약정은 계약 보관에 모아 갱신월이 가까운 것부터 확인한다. 거래처 담당자와 연락처는 명부에 두면 데스크 인원이 바뀌어도 어디로 전화해야 하는지 찾아 헤매지 않는다. 소액 지출은 쓴 자리에서 경비로 올린다.
자주 묻는 질문
환자 개인정보나 진료 내용을 넣어서 쓰는 건가요?
넣지 않는 것을 전제로 만든 제품입니다. NOWORX는 전자차트나 청구 프로그램이 아니라 원내 운영과 행정 쪽만 다룹니다. 예약 현황판에 두는 것은 3번 체어, 엑스레이실 같은 원내 자원과 시간, 담당자까지입니다. 이름·연락처·증상·진료 내용은 지금 쓰는 차트 프로그램에 그대로 두십시오. 인계 기록이나 원내 보고도 환자를 특정할 수 있는 표현을 피하고 상황과 절차만 적는 방식을 권합니다. 개별 운용이 원내 규정과 관련 법령에 비추어 문제가 없는지는 의료기관 관리 책임자와 확인하시기 바랍니다.
전자차트(EMR)나 청구 프로그램과 연동되나요?
현재 자동으로 데이터를 주고받는 연동 기능은 없습니다. 오히려 연결하지 않는 것을 전제로 역할을 나누는 사용을 상정합니다. 환자에 관한 기록은 차트 쪽, 근무표·장비·공지·결재 같은 원내 운영은 NOWORX 쪽입니다.
장비 점검 기록을 법으로 정해진 기록 대신 쓸 수 있나요?
대신할 수 없습니다. 자산대장에서 하는 일은 장비별 점검 주기와 다음 예정일, 리스 만료, 소모품 유효기간을 원내가 함께 보고 놓치지 않게 하는 것입니다. 법령이나 원내 규정이 정한 서식의 기록, 검사기관과 업체가 발행한 결과지는 기존 방식대로 보관하십시오. 사본을 계약 보관에 두어 어디에 있는지만 바로 알 수 있게 하는 사용은 가능합니다.
주 3일 근무나 오전만 근무하는 직원도 계정이 필요한가요?
참여하는 사람은 조직도에 둡니다. 보이는 범위는 소속을 따라가므로 데스크는 근무표와 공지까지, 장비 결재나 경비는 행정 쪽만 보게 할 수 있습니다. 출근하지 않는 요일에 올라온 공지와 다음 달 근무표는 그대로 남아 있어 다음 출근일에 읽습니다.
분원이 있거나 진료과가 나뉘어 있으면 어떻게 쓰나요?
조직도 계층으로 나눕니다. 분원마다 부서를 두면 근무표와 공지는 분원 단위로 돌리면서 원장과 행정실장은 전체를 가로질러 볼 수 있습니다. 진료과나 진료실 단위로 나눠 쓰는 곳도 같은 방식이고, 장비는 자산대장에서 어느 진료실에 있는지로 구분합니다.
데스크 담당자가 자주 바뀌는데, 그 사람만 알던 것들은 어떻게 되나요?
장비 점검 이력, 업체 연락처, 계약 갱신월, 공지와 인계 기록이 개인 휴대폰이나 책상 메모가 아니라 워크스페이스에 남습니다. 계정을 회수해도 기록은 조직에 남으므로, 인수인계가 '무엇을 알려줘야 하는지'에서 '어디를 보면 되는지'로 바뀝니다.
AI 에이전트는 의원에서 실제로 무슨 일을 하나요?
데스크, 진료 지원, 행정처럼 부서 단위로 배치합니다. 긴 공지를 현장이 읽을 길이로 줄이기, 아직 응답하지 않은 사람 추리기, 점검과 리스 기한이 가까운 것 알려주기, 결재에서 멈춰 있는 건 짚어주기 같은 밑작업이 중심입니다. 진료에 관한 판단이나 환자에 관한 판단은 하지 않습니다.