ระบบจัดการสำนักงานบัญชี ที่ดูแลงานรอบ ๆ ตัวเลข ไม่ใช่ตัวเลข
งานหนักของสำนักงานบัญชีมักไม่ใช่การลงบัญชี แต่คือการตามเอกสารจากลูกค้าหลายสิบราย และการจำให้ได้ว่ารายไหนต้องส่งอะไรเมื่อไหร่ NOWORX รวมกำหนดส่งงานรายลูกค้า สถานะการเก็บเอกสาร ภาระงานของพนักงาน และรอบวางบิล ไว้ในระบบเดียว ขอย้ำให้ชัดว่าระบบนี้ไม่ได้ลงบัญชี ไม่คำนวณภาษี และไม่ยื่นแบบแทนสำนักงาน โปรแกรมบัญชีที่ใช้อยู่ยังคงเป็นเครื่องมือหลักเหมือนเดิม
ถ้าเรื่องแบบนี้เกิดซ้ำ ๆ
ปฏิทินกำหนดส่งงานอยู่ในหัวหัวหน้าสำนักงาน
ลูกค้าหลายสิบราย แต่ละรายมีรอบและเงื่อนไขไม่เหมือนกัน สิ่งที่ยึดไว้ทั้งหมดคือความจำของคนคนเดียวและไฟล์ที่เขาแก้อยู่คนเดียว วันที่เขาลาป่วยหรือลาพักร้อน ทั้งสำนักงานจึงไม่แน่ใจว่ารายไหนใกล้ถึงกำหนดแล้วบ้าง
ทวงเอกสารซ้ำ ๆ โดยไม่มีใครรู้ว่าทวงไปกี่รอบแล้ว
พนักงานทักไปในห้องแชทของลูกค้าแต่ละราย บางรายทวงสามรอบ บางรายลืมทวงเลย พอถึงสัปดาห์สุดท้ายก่อนกำหนด ก็ไม่มีใครตอบได้ว่ารายไหนส่งครบแล้ว รายไหนขาดอะไร และรายไหนที่ต้องเริ่มโทรตามจริงจัง
เอกสารมาเป็นรูปถ่ายปนกันในแชท
ลูกค้าถ่ายบิลส่งมาทีละใบสองใบ บางใบเบลอ บางใบซ้ำ ปนกับข้อความคุยเรื่องอื่น พนักงานต้องนั่งไล่ว่าใบไหนของเดือนไหน ครบหรือยัง และเวลาลูกค้าถามว่าส่งไปแล้วจริงไหม ก็ต้องเลื่อนแชทย้อนกลับไปหาเอง
ช่วงพีคงานกองที่คนเดียว แต่ไม่มีใครเห็นภาพ
พนักงานบางคนถือลูกค้ามากกว่าที่ควร เพราะการแบ่งงานเกิดจากความคุ้นเคย ไม่ใช่จากตัวเลข พอถึงช่วงงานชน คนที่ถือเยอะทำล่วงเวลาติดกันหลายสัปดาห์ ขณะที่คนอื่นพอมีที่ว่าง และเรื่องนี้มักรู้ตอนที่มีคนขอลาออกแล้ว
ค่าบริการรายเดือนตกหล่นจนกลายเป็นค้างหลายเดือน
งานทำเสร็จตรงเวลาทุกเดือน แต่การวางบิลอาศัยว่าจำได้ ลูกค้าบางรายจึงไม่ถูกเรียกเก็บสองสามรอบ กว่าจะรู้ก็เป็นยอดค้างก้อนใหญ่ที่ทวงยาก และไม่มีใครอยากเป็นคนเปิดเรื่องกับลูกค้าที่คุยกันมานาน
ใน NOWORX งานจะไหลแบบนี้
แตะชื่อแอปในแต่ละขั้นตอนเพื่อดูรายละเอียด
- 1
ปฏิทินกำหนดส่งงานรายลูกค้า
รวมรอบและกำหนดส่งของลูกค้าทุกรายไว้ในปฏิทินเดียวที่ทั้งสำนักงานเห็นตรงกัน แยกตามลูกค้า ตามผู้รับผิดชอบ และตามช่วงเวลา ทะเบียนลูกค้าเก็บข้อมูลที่ต้องใช้ประจำ เช่น ผู้ติดต่อ ขอบเขตงานที่รับ และเงื่อนไขเฉพาะราย ทำให้คนที่มารับช่วงงานแทนเริ่มได้โดยไม่ต้องถามใครก่อน
- 2
ตามเอกสารจากลูกค้าให้จบเป็นราย ๆ
แต่ละรายมีรายการเอกสารที่ต้องได้รับในรอบนั้น พร้อมสถานะว่าส่งครบ ขาดอะไร หรือค้างมานานแค่ไหน ลูกค้าส่งเอกสารผ่านฟอร์มหรือลิงก์ที่กำหนดไว้ ทำให้ไฟล์ผูกกับลูกค้าและรอบทันทีแทนที่จะจมอยู่ในแชท ส่วนการแจ้งเตือนซ้ำที่ต้องส่งประจำ ตั้งไว้ล่วงหน้าได้
- 3
แบ่งงานในสำนักงานและเห็นภาระงานจริง
เห็นได้ในหน้าเดียวว่าแต่ละคนถือลูกค้ากี่ราย งานไหนใกล้ถึงกำหนด และงานไหนติดอยู่ที่การรอเอกสาร ทำให้ย้ายงานได้ก่อนที่จะกองจนแก้ไม่ทัน เวลาทำงานและชั่วโมงล่วงเวลาในช่วงพีคถูกบันทึกจริง เพื่อใช้ทั้งในการจ่ายและในการวางแผนรอบถัดไป
- 4
งานที่เสร็จแล้ว ต่อไปที่การวางบิลและเก็บเงิน
ขอบเขตงานและค่าบริการของลูกค้าแต่ละรายเก็บไว้พร้อมสัญญา รอบเรียกเก็บถูกตั้งล่วงหน้าเพื่อไม่ให้มีรายไหนหลุด งานที่เกินขอบเขตที่ตกลงไว้ถูกบันทึกตั้งแต่ตอนทำ ทำให้คุยเรื่องค่าบริการเพิ่มกับลูกค้าได้จากหลักฐาน ไม่ใช่จากความรู้สึก
- 5
ภาพรวมประจำสัปดาห์และรายการที่ต้องรีบดู
สรุปสั้น ๆ ถึงหัวหน้าสำนักงานว่าสัปดาห์นี้มีลูกค้ารายไหนใกล้ถึงกำหนดแล้วเอกสารยังไม่ครบ รายไหนเงียบผิดปกติ และยอดค้างชำระรายไหนเริ่มยาว ถ้าข้อมูลบางส่วนอยู่ในฐานข้อมูลที่สำนักงานดูแลอยู่แล้ว ก็เปิดสิทธิ์ให้อ่านมาแสดงรวมได้
คำถามที่พบบ่อย
NOWORX ทำบัญชีหรือยื่นแบบแทนสำนักงานได้ไหม
ไม่ได้ และไม่ได้ตั้งใจจะทำ ระบบไม่ลงบัญชี ไม่คำนวณภาษี ไม่ยื่นแบบแทน และไม่ให้ความเห็นทางวิชาชีพแทนผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชี สิ่งที่ดูแลคืองานรอบ ๆ ตัวเลข ได้แก่ กำหนดส่งงาน การตามเอกสาร การแบ่งงาน และการวางบิล
แล้วต่างจากโปรแกรมบัญชีที่เราใช้อยู่ยังไง
โปรแกรมบัญชีจัดการตัวเลขและเอกสารทางบัญชี ส่วน NOWORX จัดการงานของคนที่อยู่รอบตัวเลขนั้น เช่น ใครรับผิดชอบลูกค้ารายไหน เอกสารเดือนนี้ครบหรือยัง ใครกำลังงานล้น และวางบิลไปแล้วหรือยัง ทั้งสองอย่างใช้ควบคู่กัน ไม่ได้แทนกัน
ข้อมูลลูกค้าเป็นความลับ ระบบดูแลเรื่องนี้ยังไง
กำหนดสิทธิ์ได้ถึงระดับว่าใครเห็นลูกค้ารายไหนได้บ้าง พนักงานที่ไม่ได้ดูแลรายนั้นจะไม่เห็นข้อมูลของรายนั้น การเข้าถึงถูกบันทึกไว้ และเมื่อพนักงานลาออก ถอนสิทธิ์ได้ทันทีโดยที่งานและเอกสารยังอยู่กับสำนักงาน
AI จะเข้าไปอ่านหรือแตะข้อมูลลูกค้าเองไหม
AI ทำงานได้เฉพาะในขอบเขตที่สำนักงานเปิดสิทธิ์ให้เท่านั้น และงานหลักคือรวบรวม สรุป และเตือน เช่น เตือนว่ารายไหนเอกสารยังไม่ครบก่อนถึงกำหนด ผลลัพธ์ทุกอย่างเป็นฉบับร่างที่คนต้องตรวจก่อนส่งออกไปหาลูกค้า และไม่มีการยื่นหรือส่งเอกสารทางการแทนใคร
ลูกค้าของเราต้องเข้าระบบด้วยไหม
ไม่จำเป็น สำนักงานเลือกได้ว่าจะเชิญเฉพาะลูกค้าที่พร้อมเข้ามาดูสถานะเอง หรือจะใช้เพียงฟอร์มและลิงก์สำหรับส่งเอกสารก็ได้ ลูกค้าที่ยังถนัดส่งทางแชทเหมือนเดิมก็ทำได้ แล้วให้พนักงานเป็นผู้บันทึกเข้าระบบแทน
ช่วงพีคเราไม่มีเวลาเรียนของใหม่เลย ควรเริ่มตอนไหน
อย่าเริ่มช่วงพีค ให้เริ่มหลังรอบใหญ่ผ่านไปแล้วด้วยสองเรื่องก่อน คือปฏิทินกำหนดส่งงานและรายการเอกสารที่ต้องตาม เพราะสองอย่างนี้เห็นผลเร็วและไม่กระทบวิธีทำงานในโปรแกรมบัญชี จากนั้นจึงค่อยเพิ่มเรื่องการแบ่งงานและการวางบิลในรอบถัดไป