งานหลังเคาน์เตอร์ของคลินิก ที่ไม่ควรอยู่ในสมุดเล่มเดียว
คลินิกส่วนใหญ่ลงทุนกับระบบหน้าบ้านไปแล้ว แต่ตารางเวร การสั่งวัสดุ การดูแลเครื่องมือ และการสรุปยอดปิดวัน ยังอยู่บนกระดาษหน้าเคาน์เตอร์กับกลุ่มแชท NOWORX รับผิดชอบเฉพาะงานบริหารภายในคลินิกส่วนนี้ ไม่ยุ่งกับข้อมูลการรักษาของผู้ป่วย
ถ้าเรื่องแบบนี้เกิดซ้ำ ๆ
ตารางเวรเปลี่ยนกลางสัปดาห์
แพทย์และทันตแพทย์หลายท่านเข้าเวรเป็นช่วง บางท่านลงเฉพาะเสาร์-อาทิตย์ พอมีการสลับเวรกะทันหัน ผู้ช่วยและเคาน์เตอร์ต้องรื้อการจัดห้องใหม่ทั้งวัน และมักมีคนได้ข่าวช้ากว่าคนอื่น
ค่าตอบแทนตามเวรต้องไล่นับจากสมุด
เวรที่ลงจริง เวลาที่อยู่จริง และงานที่รับผิดชอบในวันนั้น กระจายอยู่ในสมุดหน้าเคาน์เตอร์กับข้อความในแชท พอถึงรอบสรุปค่าตอบแทนจึงต้องนั่งนับย้อนหลัง และเถียงกันเรื่องตัวเลขได้ทุกเดือน
วัสดุสิ้นเปลืองขาดในวันที่คนไข้แน่นที่สุด
ของบางอย่างใช้เร็วกว่าที่คาด บางอย่างมีวันหมดอายุที่ไม่มีใครตามดู การสั่งซื้อจึงเป็นการนึกได้แล้วสั่ง ทำให้มีทั้งของขาดในวันเสาร์และของค้างสต๊อกจนหมดอายุพร้อมกัน
เครื่องมือต้องดูแลตามรอบ แต่เอกสารอยู่ในลิ้นชัก
ใบรับประกัน ประวัติการส่งซ่อม และรอบการดูแลของแต่ละเครื่อง อยู่คนละที่ พอเครื่องมีปัญหาระหว่างวัน ไม่มีใครหาเอกสารเจอทันที และตารางผู้ป่วยของวันนั้นก็รวนตามไปด้วย
หลายสาขาสั่งของกันเอง
เมื่อขยายเป็นสองสามสาขา แต่ละสาขาแจ้งของที่ต้องการผ่านคนละช่องทาง คลังกลางจึงมองไม่เห็นยอดรวม สั่งซ้ำซ้อนบ้าง ขาดบ้าง และไม่มีข้อมูลว่าสาขาไหนใช้อะไรเปลืองผิดปกติ
ปิดวันด้วยกระดาษหนึ่งใบ
เคาน์เตอร์สรุปจำนวนผู้เข้ารับบริการ ยอดรับ และเรื่องที่ต้องแจ้งผู้บริหารลงบนกระดาษ ผู้บริหารที่ไม่ได้อยู่ที่คลินิกจึงรู้เรื่องช้าหนึ่งวันเสมอ และเรื่องเล็กที่ควรแก้ทันทีมักถูกลืม
ใน NOWORX งานจะไหลแบบนี้
แตะชื่อแอปในแต่ละขั้นตอนเพื่อดูรายละเอียด
- 1
ตารางเวรและการเข้างานของทีม
วางตารางเวรของแพทย์ ผู้ช่วย และเจ้าหน้าที่เคาน์เตอร์ไว้ที่เดียว การขอสลับเวรผ่านการอนุมัติแล้วอัปเดตให้ทุกคนเห็นทันที ประกาศที่มีผลกับการทำงานวันนั้น เช่น เวลาเปิดพิเศษหรือการปิดห้อง ถูกส่งพร้อมกับตาราง
- 2
การใช้ห้องตรวจ ยูนิต และเครื่องมือร่วม
จัดสรรห้องและอุปกรณ์เป็นช่วงเวลา เพื่อไม่ให้จองซ้อนกันในชั่วโมงที่คนแน่น พร้อมเช็คลิสต์เปิด-ปิดคลินิกและงานทำความสะอาดตามรอบ ส่วนนี้จัดการเฉพาะทรัพยากรของคลินิก ไม่ผูกกับข้อมูลผู้เข้ารับบริการ
- 3
วัสดุ เวชภัณฑ์ และการสั่งซื้อ
สาขาแจ้งของที่ต้องการผ่านแบบฟอร์มเดียวกัน คลังกลางเห็นยอดรวมและอนุมัติในรอบเดียว ระบบเทียบปริมาณที่ใช้กับรอบก่อนหน้าและยกรายการที่ผิดปกติขึ้นมาให้ตรวจ เช่น ของบางรายการที่ใช้พุ่งขึ้นโดยไม่มีเหตุผลรองรับ
- 4
เครื่องมือ สัญญา และงานตามกำหนด
ทะเบียนเครื่องมือเก็บวันที่ซื้อ ประวัติการดูแล และเอกสารประกอบไว้ด้วยกัน สัญญากับคู่ค้าและผู้ให้บริการดูแลเครื่องมืออยู่ในคลังเดียว พร้อมปฏิทินงานที่ต้องทำตามรอบเพื่อให้ไม่มีวันครบกำหนดไหนหลุด
- 5
ปิดวันและภาพรวมของผู้บริหาร
บันทึกสรุปประจำวันเป็นตัวเลขและข้อสังเกต ค่าตอบแทนตามเวรรวบรวมจากบันทึกการเข้าเวรจริง และเอเจนต์สรุปให้ทุกเช้าว่าเมื่อวานมีอะไรควรรู้ ผู้บริหารที่ดูแลหลายสาขาจึงเทียบภาพรวมได้โดยไม่ต้องโทรถาม
คำถามที่พบบ่อย
ระบบนี้เก็บข้อมูลการรักษาหรือประวัติผู้ป่วยหรือไม่
ไม่เก็บ และไม่ได้ออกแบบมาเพื่อสิ่งนั้น ขอบเขตของ NOWORX คืองานบริหารภายในคลินิก ได้แก่ ตารางเวร การใช้ห้องและอุปกรณ์ วัสดุและการสั่งซื้อ เอกสารสัญญา ค่าใช้จ่าย และการสรุปยอดรายวัน ระบบเวชระเบียนหรือระบบข้อมูลผู้ป่วยที่คลินิกใช้อยู่ให้คงไว้ตามเดิม และไม่ต้องนำข้อมูลผู้ป่วยเข้ามาที่นี่
หน้าจอจองในระบบใช้แทนระบบนัดผู้ป่วยได้ไหม
ไม่ควรใช้แทน หน้าจอจองมีไว้จัดสรรทรัพยากรของคลินิก เช่น ห้องตรวจ ยูนิต และเครื่องมือร่วม ในระดับช่วงเวลาและผู้รับผิดชอบ ไม่ใช่การบันทึกนัดของผู้ป่วยรายบุคคล ให้คงระบบนัดที่ใช้อยู่ไว้ แล้วใช้ที่นี่เพื่อไม่ให้ห้องและอุปกรณ์ชนกัน
เอเจนต์ AI จะเห็นข้อมูลอะไรบ้าง
เห็นได้เฉพาะข้อมูลที่อยู่ในระบบและอยู่ในขอบเขตสิทธิ์ของหน่วยงานนั้น ซึ่งเป็นข้อมูลงานหลังบ้านทั้งหมด ตั้งแต่ตารางเวรไปจนถึงรายการวัสดุ เมื่อไม่มีข้อมูลผู้ป่วยอยู่ในระบบ เอเจนต์ก็ไม่มีทางเข้าถึงข้อมูลนั้นได้
แพทย์ที่เข้าเวรบางวันต้องมีบัญชีผู้ใช้ด้วยไหม
แนะนำให้มี แต่จำกัดสิทธิ์ให้เห็นเฉพาะตารางเวรของตนเอง การขอสลับเวร และสรุปค่าตอบแทนของตัวเอง ทำให้ไม่ต้องผ่านเจ้าหน้าที่ทุกครั้ง และมีบันทึกที่ตรวจย้อนหลังได้เมื่อตัวเลขไม่ตรงกัน
มีหลายสาขา จะแยกข้อมูลกันอย่างไร
แต่ละสาขาเห็นเฉพาะเวร วัสดุ และค่าใช้จ่ายของตนเอง ขณะที่สำนักงานหรือคลังกลางเห็นภาพรวมเพื่อสั่งซื้อรวมและเทียบสาขา ประกาศและแบบฟอร์มยังใช้ชุดเดียวกันเพื่อให้มาตรฐานการทำงานตรงกัน
ค่าตอบแทนตามเวรคำนวณให้อัตโนมัติหรือเปล่า
ระบบรวบรวมชั่วโมงและเวรที่บันทึกไว้จริงมาจัดเป็นชุดตามเงื่อนไขที่คลินิกกำหนดเอง เพื่อลดการนับย้อนหลังจากสมุด แต่ผู้รับผิดชอบยังต้องตรวจและยืนยันก่อนปิดรอบเสมอ เพราะเงื่อนไขค่าตอบแทนของแต่ละคลินิกและแต่ละสัญญาไม่เหมือนกัน
