ทีมยังเล็ก แต่งานเอกสารเยอะเท่าบริษัทใหญ่
ในบริษัทขนาดห้าถึงสามสิบคน มักมีคนเดียวที่รู้ว่าใบเสร็จอยู่แฟ้มไหน ใครลาไปกี่วัน และเดือนนี้ส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีครบหรือยัง NOWORX รวบงานประจำวันเหล่านั้นไว้ในที่เดียว โดยเริ่มจากแผนกเดียวก่อนได้ และให้เอเจนต์ AI รับงานที่ต้องทำซ้ำทุกเดือนไปแทน
ถ้าเรื่องแบบนี้เกิดซ้ำ ๆ
คนเดียวคุมทั้งบุคคล บัญชี และธุรการ
ธุรการหนึ่งคนดูแลตั้งแต่ใบลา สลิปค่าใช้จ่าย เอกสารคู่ค้า ไปจนถึงของใช้สำนักงาน วันที่คนนี้ลา งานทุกสายหยุดพร้อมกัน และไม่มีใครรู้ว่าแฟ้มไหนถึงขั้นตอนใด
ทุกสิ้นเดือนต้องไล่เก็บเอกสารส่งสำนักงานบัญชี
ใบเสร็จอยู่ในกระเป๋าฝ่ายขาย ใบกำกับอยู่ในอีเมลของเจ้าของ บางใบถ่ายรูปส่งมาในแชทแล้วเลื่อนหาย กว่าจะรวบได้ครบก็เลยกำหนดส่ง และต้องขอเอกสารซ้ำจากคู่ค้าอยู่บ่อยครั้ง
ลาผ่านแชท อนุมัติด้วยคำว่าโอเค
พนักงานพิมพ์บอกในกลุ่ม เจ้าของตอบสั้น ๆ แล้วเรื่องจบตรงนั้น พอถึงเวลาสรุปวันลาคงเหลือหรือคิดค่าจ้าง ตัวเลขจึงไม่ตรงกัน และกลายเป็นเรื่องที่ต้องมานั่งเถียงกันย้อนหลัง
คนลาออกแล้วงานหายไปกับเครื่อง
ไฟล์ใบเสนอราคา รายชื่อผู้ติดต่อ และประวัติการคุยกับลูกค้าอยู่ในเครื่องส่วนตัวและแชทส่วนตัวของคนเดิม คนใหม่เริ่มงานโดยไม่มีของเก่าให้ดู และต้องโทรถามลูกค้าใหม่ทั้งหมด
ไม่มีฝ่ายไอที เลยกลัวว่าจะติดตั้งไม่จบ
เจ้าของเคยเห็นระบบใหญ่ที่ต้องตั้งค่าหลายเดือนและสุดท้ายไม่มีใครใช้ ความกังวลจึงไม่ใช่เรื่องความสามารถของระบบ แต่เป็นเรื่องว่าจะมีใครมานั่งดูแลมันได้จริงหรือเปล่า
เอกสารขายทำกันคนละแบบ
ใบเสนอราคาแต่ละคนมีไฟล์ต้นแบบของตัวเอง เงื่อนไขและรูปแบบไม่ตรงกัน เวลาลูกค้าถามถึงฉบับที่ส่งไปเมื่อสองเดือนก่อน ต้องเปิดหาในเครื่องของคนที่ส่งเท่านั้น
ใน NOWORX งานจะไหลแบบนี้
แตะชื่อแอปในแต่ละขั้นตอนเพื่อดูรายละเอียด
- 1
เริ่มจากงานที่ทำทุกวัน คือเข้างานและวันลา
บันทึกการเข้า-ออกงานและยื่นลาจากมือถือ ผู้อนุมัติกดจบในหน้าจอเดียว วันลาคงเหลือคำนวณตามเงื่อนไขที่บริษัทตั้งไว้ ปฏิทินทีมแสดงว่าใครไม่อยู่วันไหน ทำให้ตกลงกันล่วงหน้าได้แทนที่จะรู้ตอนเช้าวันนั้น
- 2
เอกสารฝั่งขายและคู่ค้า
ใบเสนอราคาใช้แบบเดียวกันทั้งบริษัทและค้นย้อนหลังได้จากชื่อลูกค้า เอกสารที่รับเข้าและออกไปเก็บรวมกับรายชื่อคู่ค้า สัญญาและใบต่ออายุอยู่ในคลังเดียวพร้อมวันครบกำหนดที่เตือนล่วงหน้า
- 3
ค่าใช้จ่าย เงินเดือน และงานส่งบัญชี
พนักงานถ่ายสลิปแนบเรื่องเบิกทันทีที่จ่าย ไม่ต้องรอสิ้นเดือน รายการทั้งหมดจัดกลุ่มไว้พร้อมส่งต่อ ปฏิทินงานประจำเดือนเตือนสิ่งที่ต้องเตรียมในแต่ละรอบ ทำให้การส่งเอกสารให้ผู้ทำบัญชีเป็นการกดส่งชุดที่รวมไว้แล้ว แทนการเริ่มไล่เก็บ
- 4
งานประจำวันที่ไม่ให้ตกหล่น
งานที่รับปากลูกค้าไว้ถูกบันทึกเป็นรายการที่มีเจ้าของและกำหนดวัน ประกาศภายในไม่ต้องพิมพ์ซ้ำหลายกลุ่ม และทุกเช้าเอเจนต์สรุปให้ว่ามีอะไรค้าง ใครรออนุมัติ และมีกำหนดอะไรในสัปดาห์นี้
- 5
ขยับทีละแผนกเมื่อพร้อม
เมื่อทีมเริ่มชิน ค่อยเพิ่มงานที่เคยอยู่ในไฟล์ตาราง เช่น การรวบรวมข้อมูลด้วยแบบฟอร์ม การเก็บทะเบียนทรัพย์สิน หรือการเปิดดูข้อมูลที่มีอยู่แล้วตามสิทธิ์ โดยไม่ต้องรื้อวิธีทำงานทั้งบริษัทในคราวเดียว
คำถามที่พบบ่อย
ไม่มีฝ่ายไอที เริ่มอย่างไรให้ไม่ล่ม
เริ่มจากหนึ่งเรื่องที่เจ็บที่สุดก่อน ส่วนใหญ่คือการลาและการเบิกค่าใช้จ่าย ใช้จนครบหนึ่งรอบเดือนแล้วค่อยเพิ่มเรื่องถัดไป การตั้งค่าที่จำเป็นจริง ๆ คือรายชื่อพนักงานและใครเป็นผู้อนุมัติ ซึ่งทำได้ภายในวันเดียว
ข้อมูลที่อยู่ในไฟล์ Excel ย้ายเข้ามาได้ไหม
ได้ ตารางที่ใช้อยู่นำเข้ามาเป็นชีตในระบบและทำงานต่อได้ทันที ส่วนข้อมูลที่ควรกลายเป็นทะเบียนจริง เช่น รายชื่อคู่ค้าและทรัพย์สิน แนะนำให้ย้ายเข้าโครงสร้างของระบบเพื่อให้ค้นและกำหนดสิทธิ์ได้
ยังใช้แชทกลุ่มคู่กันได้ไหม
ได้ และช่วงแรกควรใช้คู่กัน ข้อแตกต่างคือเรื่องที่ต้องมีหลักฐาน เช่น การลา การอนุมัติ และการเบิกจ่าย ให้ย้ายมาอยู่ในระบบ ส่วนการคุยงานทั่วไปยังอยู่ในช่องทางเดิมได้ตามสะดวก
พนักงานหน้างานมีแค่มือถือ ใช้ได้ไหม
ใช้ได้ งานที่พนักงานต้องทำ เช่น ลงเวลา ยื่นลา ถ่ายสลิปเบิกเงิน และดูประกาศ ออกแบบมาให้จบบนมือถือ ส่วนงานที่ต้องดูตัวเลขเยอะจะสะดวกกว่าบนคอมพิวเตอร์
สำนักงานบัญชีภายนอกจะเข้ามาดูข้อมูลได้ไหม
ได้ โดยให้สิทธิ์แบบจำกัดขอบเขต เห็นเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องกับงานที่รับผิดชอบ และไม่เห็นข้อมูลภายในส่วนอื่น ทุกการเข้าถึงมีบันทึกไว้ และปิดสิทธิ์ได้ทันทีเมื่อจบสัญญา
บริษัทเล็กขนาดนี้ ใช้ AI เกินตัวหรือเปล่า
มุมกลับคือทีมเล็กได้ประโยชน์มากกว่า เพราะไม่มีคนสำรอง งานที่เอเจนต์รับไปคืองานซ้ำที่กินเวลาธุรการทุกเดือน เช่น รวบรวมเอกสาร ทวงของที่ยังไม่ส่ง และร่างสรุป ส่วนการตัดสินใจและการอนุมัติยังเป็นของคน