เรื่องค้างอยู่ที่ใคร กี่วันแล้ว ตอบได้ในหน้าจอเดียว
ในหลายบริษัท เรื่องหนึ่งเรื่องต้องผ่านสามลายเซ็น และมักจะไปหยุดอยู่บนโต๊ะของคนที่ออกไปพบลูกค้าต่างจังหวัด NOWORX ทำให้เส้นทางอนุมัติมองเห็นได้ทั้งเส้น ตั้งแต่คนตั้งเรื่อง ผู้ตรวจ ไปจนถึงผู้อนุมัติ พร้อมเก็บใบเสนอราคา เอกสารประกอบ และเหตุผลที่ตีกลับไว้กับเรื่องนั้นตลอดไป
ถ้าเรื่องแบบนี้เกิดซ้ำ ๆ
แฟ้มค้างอยู่บนโต๊ะของคนที่ไม่อยู่
ผู้มีอำนาจลงนามออกไปพบลูกค้าหรือไปประชุมนอกสถานที่หลายวัน เรื่องทั้งกองจึงหยุดรอ ฝ่ายที่ตั้งเรื่องได้แต่เดินไปดูว่าแฟ้มยังอยู่ตรงเดิมไหม แล้วโทรตามเป็นระยะ
ไม่มีใครตอบได้ว่าเรื่องค้างที่ขั้นไหน
คำถามที่ถามกันทุกวันคือเรื่องนี้ถึงไหนแล้ว คำตอบมักได้จากการเดินไปถามทีละโต๊ะ พอเรื่องเร่ง ก็กลายเป็นการลัดขั้นตอน ทำไปก่อนแล้วค่อยตามเอกสารทีหลัง
ผู้อนุมัติไม่อยู่ แต่ไม่มีคนรับช่วงอย่างเป็นทางการ
ช่วงลาพักร้อนหรือวันหยุดยาว งานทั้งสายหยุดตาม บางเรื่องจึงเซ็นย้อนวัน บางเรื่องให้เลขาฯ ตัดสินใจแทนแบบไม่มีบันทึก พอถูกตรวจสอบภายหลังจึงอธิบายลำดับเหตุการณ์ไม่ได้
เอกสารแนบกระจายอยู่คนละที่
ใบเสนอราคามาทางอีเมล ใบกำกับภาษีอยู่กับฝ่ายบัญชี สัญญาอยู่ในตู้เอกสาร ส่วนข้อความที่ตกลงกันอยู่ในแชท เวลาต้องทบทวนเรื่องเดิม ต้องประกอบชิ้นส่วนใหม่ทุกครั้ง
รู้ว่าใช้เกินตอนปิดเดือน
เรื่องที่อนุมัติไปทีละใบดูไม่มาก แต่พอรวมทั้งเดือนแล้วเกินกรอบที่วางไว้ ผู้บริหารเห็นภาพรวมช้าไปหนึ่งรอบเสมอ เพราะตัวเลขเพิ่งมารวมกันตอนทำรายงาน
ใน NOWORX งานจะไหลแบบนี้
แตะชื่อแอปในแต่ละขั้นตอนเพื่อดูรายละเอียด
- 1
ตั้งเรื่อง: ใช้แบบฟอร์มเดียวกันทั้งบริษัท
คนตั้งเรื่องเลือกแบบฟอร์มที่ตรงกับประเภทงาน กรอกรายละเอียด แนบใบเสนอราคาที่เปรียบเทียบไว้ และระบุงบที่จะใช้ ระบบตรวจว่าช่องที่จำเป็นครบก่อนส่ง เรื่องจึงไม่ถูกตีกลับด้วยเหตุผลว่าแนบไม่ครบ
- 2
เส้นทางตรวจและอนุมัติ พร้อมการมอบอำนาจ
กำหนดผู้ตรวจและผู้อนุมัติตามประเภทเรื่องและวงเงิน ตั้งผู้รับช่วงล่วงหน้าเมื่อผู้อนุมัติไม่อยู่ เรื่องที่ค้างเกินกำหนดจะถูกเตือนอัตโนมัติ และการตีกลับต้องระบุเหตุผลที่คนตั้งเรื่องนำไปแก้ได้จริง
- 3
หลังอนุมัติ: จ่าย รับของ และเก็บเอกสาร
เรื่องที่ผ่านแล้วเดินต่อไปยังการเบิกจ่าย การรับเอกสารจากคู่ค้า และการเก็บสัญญาเข้าคลัง เอกสารทุกชิ้นผูกกลับไปที่เรื่องต้นทางเดิม ไม่ต้องตามหาว่าใบไหนคู่กับเรื่องไหน
- 4
ปิดรอบและตรวจย้อนหลัง
เอเจนต์ประจำแผนกสรุปให้ทุกเช้าว่ามีกี่เรื่องรออยู่ที่ใคร เรื่องไหนค้างนานผิดปกติ และยอดรวมของเดือนนี้เทียบกับรอบก่อนเป็นอย่างไร เมื่อต้องอธิบายย้อนหลัง ลำดับการอนุมัติทั้งเส้นยังอยู่ครบ
คำถามที่พบบ่อย
ตีกลับแล้วต้องเริ่มเดินเส้นทางใหม่ทั้งหมดไหม
ขึ้นอยู่กับที่ตั้งไว้ กรณีแก้รายละเอียดเล็กน้อยสามารถให้กลับไปที่คนตั้งเรื่องแล้วเดินต่อจากขั้นที่ค้างได้ ส่วนกรณีที่เปลี่ยนสาระสำคัญ เช่น วงเงินเปลี่ยนจนข้ามระดับผู้อนุมัติ ระบบจะให้เดินเส้นทางใหม่เพื่อไม่ให้ข้ามคนที่ต้องเห็น
ผู้บริหารเดินทางบ่อย จะอนุมัติจากมือถือได้ไหม
ได้ เรื่องที่รออยู่จะแจ้งเตือนเข้ามือถือ เปิดดูรายละเอียดพร้อมเอกสารแนบและกดอนุมัติหรือตีกลับได้ทันที และถ้าตั้งผู้รับช่วงไว้ล่วงหน้า เรื่องจะไม่ค้างแม้ในช่วงที่ติดต่อไม่ได้
เรื่องที่ต้องมีลายเซ็นจริงหรือตราประทับ จะทำอย่างไร
ระบบเก็บบันทึกว่าใครอนุมัติเรื่องไหนเมื่อไรและด้วยเงื่อนไขใด ซึ่งใช้เป็นหลักฐานภายในองค์กรได้ ส่วนเอกสารที่คู่ค้าหรือหน่วยงานภายนอกกำหนดให้มีลายเซ็นหรือตราประทับตัวจริง ให้พิมพ์ออกไปดำเนินการคู่กัน แล้วแนบไฟล์กลับเข้าเรื่องเดิมเพื่อให้ครบชุด
เอเจนต์ AI อนุมัติเองได้ไหม
ไม่ได้ และเป็นเจตนาของการออกแบบ เอเจนต์ช่วยร่างเรื่อง สรุปเอกสารแนบให้ผู้อนุมัติอ่านเร็วขึ้น ตรวจว่ามีอะไรขาด และเตือนเรื่องที่ค้าง แต่ปุ่มอนุมัติเป็นของคนที่มีอำนาจเท่านั้น
เรื่องที่กำลังเดินอยู่บนกระดาษตอนนี้ ต้องทำใหม่ทั้งหมดไหม
ไม่จำเป็น วิธีที่ใช้ได้จริงคือกำหนดวันเริ่มต้น เรื่องใหม่ตั้งแต่วันนั้นเข้าระบบทั้งหมด ส่วนเรื่องเก่าเดินให้จบบนกระดาษแล้วสแกนเก็บเข้าคลังเอกสาร ภายในหนึ่งรอบเดือนงานส่วนใหญ่จะย้ายมาเองโดยไม่ต้องหยุดงานประจำ
แต่ละแผนกมีขั้นตอนไม่เหมือนกัน ตั้งแยกได้ไหม
ได้ กำหนดเส้นทางแยกตามประเภทเรื่องและตามหน่วยงาน เช่น งานจัดซื้อผ่านฝ่ายบัญชีก่อน งานบุคคลผ่านหัวหน้าสายงานโดยตรง และตั้งเงื่อนไขตามวงเงินให้เรื่องเล็กจบเร็ว ส่วนเรื่องใหญ่ขึ้นถึงผู้บริหาร