เปลี่ยนคณะกรรมการกี่ครั้ง เอกสารก็ยังอยู่ที่เดิม
สมาคมและมูลนิธิส่วนใหญ่เดินได้ด้วยกรรมการที่มีงานประจำของตัวเอง และประชุมกันตอนเย็นหรือวันเสาร์ NOWORX เก็บทะเบียนสมาชิก บัญชีรับ-จ่าย มติที่ประชุม และงานกิจกรรมไว้ในที่เดียวที่ทุกคนเข้าถึงได้ตามบทบาท เพื่อให้การเปลี่ยนวาระไม่ใช่การเริ่มนับหนึ่งใหม่
ถ้าเรื่องแบบนี้เกิดซ้ำ ๆ
กรรมการเป็นอาสาสมัคร งานจึงเดินตามจังหวะที่ว่าง
ทุกคนมีงานประจำ ตอบเรื่องได้ตอนกลางคืนหรือสุดสัปดาห์ เรื่องที่ต้องให้หลายคนเห็นชอบจึงลากยาวเป็นสัปดาห์ และมักจบด้วยการเร่งตัดสินใจในวันประชุมทั้งที่ยังอ่านเอกสารไม่ครบ
เปลี่ยนวาระทีไร เอกสารหายไปกับคนเดิม
ไฟล์บัญชีอยู่ในเครื่องเหรัญญิกคนก่อน หนังสือเชิญประชุมอยู่ในอีเมลส่วนตัวของเลขาฯ คนใหม่ต้องเริ่มทำแบบฟอร์มขึ้นมาใหม่ และไม่มีทางรู้ว่าปีก่อนตกลงอะไรไว้กับใคร
ทะเบียนสมาชิกมีหลายเวอร์ชัน
ไฟล์ตารางถูกส่งต่อและแก้กันคนละใบ ที่อยู่และเบอร์โทรไม่ตรงกัน เวลาส่งหนังสือหรือแจ้งข่าวจึงตกหล่นเป็นประจำ และไม่มีใครตอบได้ชัดว่าตอนนี้สมาชิกที่ยังสถานะปกติมีกี่ราย
เก็บค่าบำรุงแล้วแต่ไม่รู้ว่าใครโอน
สมาชิกโอนเข้าบัญชีแล้วส่งสลิปเข้ากลุ่มแชท เหรัญญิกต้องไล่จับคู่กับรายชื่อทีละคน ค้างจ่ายข้ามปีก็รู้ตอนทำสรุปประจำปี และการออกหลักฐานการรับเงินย้อนหลังก็กลายเป็นงานหนักอีกก้อน
มติที่ประชุมบันทึกไม่ครบ
วันประชุมใหญ่ใช้การยกมือหรือนับบัตร ผู้จดบันทึกตามไม่ทันเมื่อมีการอภิปรายยาว พอปีถัดมาต้องอ้างอิงว่าที่ประชุมเคยเห็นชอบเรื่องนี้ไว้อย่างไร ก็หาเอกสารไม่เจอ
ของกลางของกลุ่มไม่รู้ว่าอยู่ที่ใคร
เต็นท์ โต๊ะ เก้าอี้ เครื่องเสียง และป้ายงานประจำปี ถูกยืมไปแล้วไม่ได้คืน หรืออยู่ในโกดังของกรรมการคนหนึ่งโดยไม่มีใครจำได้ พอถึงงานปีถัดไปก็ต้องเช่าใหม่
ใน NOWORX งานจะไหลแบบนี้
แตะชื่อแอปในแต่ละขั้นตอนเพื่อดูรายละเอียด
- 1
ทะเบียนสมาชิกและการติดต่อ
เก็บรายชื่อสมาชิก ช่องทางติดต่อ สถานะการเป็นสมาชิก และประเภทสมาชิกไว้ชุดเดียว รับสมัครและแจ้งเปลี่ยนข้อมูลผ่านแบบฟอร์มที่กรอกได้จากมือถือ เวลาส่งข่าวสารจึงเลือกกลุ่มเป้าหมายได้ตรง และมีบันทึกว่าเรื่องไหนแจ้งไปแล้วเมื่อไร
- 2
ค่าบำรุง เงินบริจาค และบัญชีรับ-จ่าย
บันทึกรายรับรายจ่ายทีละรายการพร้อมหลักฐานแนบ ผูกการชำระค่าบำรุงเข้ากับรายชื่อสมาชิกโดยตรง รายจ่ายที่เกินกรอบต้องผ่านความเห็นชอบก่อนเบิก ทำให้เหรัญญิกและผู้ตรวจสอบภายในเห็นตัวเลขชุดเดียวกัน
- 3
ประชุมกรรมการ ประชุมใหญ่ และการลงมติ
นัดหมาย จองห้องหรือสถานที่ ส่งระเบียบวาระพร้อมเอกสารประกอบล่วงหน้า และเก็บผลการลงมติเป็นรายเรื่องพร้อมวันเวลา เรื่องที่ไม่ต้องรอถึงวันประชุมก็ถามความเห็นล่วงหน้าได้ แล้วนำผลเข้าที่ประชุมเพื่อรับรอง
- 4
จัดกิจกรรมและงานประจำปี
แตกงานเป็นรายการที่มีเจ้าภาพชัดเจน ทั้งการติดต่อสถานที่ การรับลงทะเบียน และของที่ต้องเตรียม ระหว่างงานบันทึกความคืบหน้ารายวัน ปิดงานแล้วสรุปค่าใช้จ่ายและจำนวนผู้ร่วมงานไว้ให้ปีถัดไปใช้ตั้งต้น
- 5
ส่งมอบงานเมื่อเปลี่ยนวาระ
เมื่อครบวาระ โอนสิทธิ์การเข้าถึงให้คณะกรรมการชุดใหม่โดยที่ข้อมูลยังอยู่ที่เดิม ทั้งเอกสารข้อบังคับ สัญญากับคู่สัญญา ประวัติการเงิน และมติย้อนหลัง คนใหม่จึงอ่านของเดิมได้ทันทีแทนการเริ่มรวบรวมใหม่
คำถามที่พบบ่อย
กรรมการไม่ได้เข้าระบบทุกวัน จะพลาดเรื่องสำคัญไหม
เรื่องที่รอความเห็นจะแจ้งเตือนเข้ามือถือและค้างอยู่จนกว่าจะมีคนตอบ เอเจนต์ประจำหน่วยงานยังสรุปให้ว่ามีอะไรค้างอยู่กี่เรื่องและใครยังไม่ตอบ ทำให้เลขาฯ ไม่ต้องไล่ทวงทีละคนในแชท
การลงมติในระบบใช้แทนมติที่ประชุมได้เลยไหม
ระบบทำหน้าที่บันทึกผลและเก็บร่องรอยว่าใครแสดงความเห็นอย่างไรเมื่อไร ส่วนเงื่อนไขว่าเรื่องใดต้องลงมติในที่ประชุม ต้องมีองค์ประชุมเท่าใด หรือใช้วิธีลงคะแนนแบบใด ให้ยึดตามข้อบังคับขององค์กรท่านเป็นหลัก แนวทางที่ปลอดภัยคือใช้ระบบรวบรวมความเห็นล่วงหน้า แล้วให้ที่ประชุมรับรองอีกครั้ง
สมาชิกทั่วไปต้องมีบัญชีผู้ใช้ด้วยไหม
ไม่จำเป็น โครงสร้างที่ใช้กันมากคือให้เฉพาะกรรมการและเจ้าหน้าที่มีบัญชี ส่วนสมาชิกติดต่อผ่านแบบฟอร์มและช่องทางข่าวสารที่องค์กรใช้อยู่เดิม ข้อมูลที่สมาชิกกรอกจะไหลเข้าทะเบียนโดยตรง
เราไม่มีเจ้าหน้าที่ประจำ ใครจะดูแลระบบ
งานดูแลที่จำเป็นมีไม่มาก คือการเพิ่มหรือปิดบัญชีเมื่อเปลี่ยนกรรมการ และการกำหนดว่าใครเห็นอะไรได้ ส่วนงานรวบรวมและสรุปให้เอเจนต์ทำแทน จึงเหมาะกับองค์กรที่ไม่มีฝ่ายสารสนเทศ
สลิปโอนที่สมาชิกส่งมาทางแชท จะจัดการอย่างไร
เปลี่ยนไปใช้แบบฟอร์มแจ้งชำระที่ให้แนบไฟล์ได้ รายการที่แจ้งเข้ามาจะถูกผูกกับรายชื่อสมาชิกและรายการรับเงินโดยตรง ทำให้ตรวจสอบย้อนหลังและออกหลักฐานได้โดยไม่ต้องไล่หาในแชท
ถ้าวันหนึ่งเลิกใช้ ข้อมูลจะติดอยู่กับระบบไหม
ข้อมูลทะเบียน บัญชี และเอกสารสามารถส่งออกไปเก็บไว้ได้ ประเด็นสำคัญกว่าคือระหว่างที่ใช้อยู่ ข้อมูลไม่ได้อยู่บนเครื่องส่วนตัวของใครคนใดคนหนึ่ง การเปลี่ยนคนดูแลจึงไม่ทำให้ของหาย