Trình ký và phê duyệt: hồ sơ không còn nằm chờ trên bàn ai đó
Ở phần lớn doanh nghiệp Việt, việc chậm không phải vì thiếu người quyết mà vì hồ sơ đang nằm ở đâu đó không ai biết. NOWORX đưa đề nghị, đường đi phê duyệt, ủy quyền khi vắng mặt, lý do trả lại và chứng từ đính kèm vào cùng một luồng có lưu vết. Người ký duyệt được từ điện thoại giữa công trường, còn người đề nghị thì nhìn thấy hồ sơ của mình đang dừng ở bước nào.
Nếu những tình huống này cứ lặp lại
Người ký đang ở công trường, hồ sơ nằm chờ ở văn phòng
Tờ trình in ra, kẹp vào tập chờ ký, còn giám đốc thì đang ở công trường tỉnh hoặc ở nhà máy cả tuần. Bộ phận mua hàng chờ ba ngày mới đặt được vật tư, mà báo giá đã hết hiệu lực và phải xin lại từ đầu.
Không ai biết hồ sơ đang dừng ở bước nào
Đề nghị gửi qua tin nhắn cá nhân cho trưởng bộ phận, trưởng bộ phận chuyển tiếp cho kế toán, kế toán chờ hỏi lại một con số. Người đề nghị đi hỏi vòng quanh từng người một câu duy nhất: đã duyệt chưa, và không ai nhớ chính xác.
Ủy quyền khi vắng mặt chỉ là thỏa thuận miệng
Trưởng phòng nghỉ phép, dặn miệng cấp phó ký thay. Hồ sơ đi qua, nhưng không có dấu vết ai ký thay ai và thay trong khoảng thời gian nào. Đến kỳ đối chiếu chứng từ mới phát hiện có những chữ ký không khớp với người chịu trách nhiệm.
Bị trả lại mà không rõ vì sao
Lý do trả lại nói miệng hoặc gói trong một dòng tin nhắn. Người soạn sửa sai chỗ, nộp lại, lại bị trả lại vòng hai vòng ba, mỗi vòng mất thêm một ngày. Không ai đo được loại đề nghị nào hay bị trả lại và trả lại vì lỗi gì.
Chứng từ kèm theo thất lạc sau khi duyệt xong
Báo giá nằm trong hộp thư của người mua hàng, hợp đồng nằm trong tủ hồ sơ, hóa đơn scan nằm trong nhóm chat. Đến kỳ quyết toán hoặc khi cần chứng minh một khoản chi, cả ba nơi đều phải lục lại và luôn thiếu một mảnh.
Trong NOWORX, công việc chạy như thế này
Nhấn vào tên ứng dụng ở mỗi bước để xem chi tiết.
- 1
Bước 1. Soạn đề nghị theo mẫu, đính kèm đúng chứng từ ngay từ đầu
Mỗi loại đề nghị có một biểu mẫu riêng: tạm ứng, hoàn ứng, mua hàng, thanh toán nhà cung cấp, đề nghị nhân sự. Trường bắt buộc và chứng từ bắt buộc được đặt sẵn nên hồ sơ không đi tiếp khi còn thiếu. Báo giá của nhà cung cấp soạn và lưu ngay trong hệ thống để đính kèm thay vì gửi rời qua chat.
- 2
Bước 2. Đường đi phê duyệt, ủy quyền và ký thay đều có vết
Luồng duyệt dựng theo sơ đồ tổ chức, có thể tuần tự nhiều cấp hoặc nhiều người cùng cấp duyệt song song. Khi người ký nghỉ phép hoặc đi công tác, đặt ủy quyền theo khoảng thời gian: người thay ký được, và hệ thống ghi rõ ký thay cho ai, trong giai đoạn nào. Lịch vắng mặt của lãnh đạo hiển thị ngay để người đề nghị biết mà chọn thời điểm.
- 3
Bước 3. Trả lại kèm lý do, sửa rồi trình lại mà không mất lịch sử
Người duyệt trả lại kèm lý do gắn vào đúng chỗ cần sửa, không phải nhắn miệng. Bản sửa nối tiếp bản cũ nên vẫn xem lại được toàn bộ vòng đời hồ sơ. Việc phát sinh sau khi duyệt, chẳng hạn phải bổ sung chứng từ hay nghiệm thu, chuyển thành đầu việc có người nhận và hạn chót.
- 4
Bước 4. Sau khi duyệt, chi phí và chứng từ tự về đúng chỗ
Khoản đã duyệt vào sổ chi phí theo bộ phận và theo dự án, không phải nhập lại lần hai. Hóa đơn và chứng từ liên quan lưu cùng hồ sơ phê duyệt để kỳ đối chiếu chỉ cần mở một nơi. Hợp đồng phát sinh từ đề nghị đó nằm trong kho hợp đồng kèm mốc hiệu lực và ngày hết hạn.
- 5
Bước 5. Nhìn lại toàn bộ vết duyệt khi cần đối chiếu
Hồ sơ nào đang treo quá lâu, ai là điểm nghẽn, loại đề nghị nào hay bị trả lại — xem được theo bộ phận và theo tháng. Agent tổng hợp bản tóm tắt đầu ngày cho người ký: hồ sơ đang chờ, hồ sơ quá hạn, khoản chi lệch bất thường so với các kỳ trước. Nếu dữ liệu tài chính đang nằm ở hệ thống nội bộ khác, phần xem dữ liệu cho phép tra cứu để đối chiếu ngay tại chỗ.
Câu hỏi thường gặp
Chữ ký số và con dấu có thay thế được bằng NOWORX không?
NOWORX lưu vết phê duyệt: ai duyệt, vào lúc nào, trên bản nào, thay ai nếu là ký thay. Đây là dấu vết nội bộ, không phải chữ ký số hay con dấu. Với hồ sơ cần bản có dấu để giao dịch bên ngoài, bạn đính kèm bản scan vào hồ sơ phê duyệt và giữ nguyên cách ký hiện tại của doanh nghiệp.
Có làm được nhiều cấp duyệt và duyệt song song không?
Có. Luồng dựng theo sơ đồ tổ chức và theo loại đề nghị, có thể tuần tự qua nhiều cấp, có thể để nhiều người cùng cấp duyệt song song, và có thể đặt ngưỡng theo giá trị để hồ sơ nhỏ dừng sớm hơn thay vì lên hết tới cấp cao nhất.
Lãnh đạo đi công trường, nhà máy cả tuần thì duyệt kiểu gì?
Duyệt trên điện thoại, có thông báo đẩy khi có hồ sơ chờ. Hồ sơ hiển thị kèm chứng từ đính kèm nên không cần mở máy tính. Nếu vẫn không xử lý kịp, ủy quyền theo khoảng thời gian để cấp phó ký thay và mọi thứ vẫn có vết.
AI có tự động duyệt thay người không?
Không. Agent chuẩn bị hồ sơ, kiểm tra thiếu chứng từ, tóm tắt nội dung dài, chỉ ra khoản lệch bất thường và nhắc người đang treo hồ sơ. Nút duyệt và nút trả lại luôn do người bấm, và hệ thống ghi rõ đó là ai.
Đề nghị liên quan đến lương và nhân sự thì ai xem được?
Quyền xem đi theo sơ đồ tổ chức và theo loại đề nghị. Hồ sơ nhân sự và tiền lương giới hạn trong nhóm được chỉ định, người không nằm trong luồng duyệt không nhìn thấy nội dung, kể cả khi cùng phòng.
Hồ sơ giấy đang lưu nhiều năm, có phải nhập hết vào không?
Không. Cách thường dùng là bắt đầu từ một hoặc hai loại đề nghị phát sinh nhiều nhất, chẳng hạn tạm ứng và mua hàng, để luồng mới chạy trước. Hồ sơ cũ chỉ số hóa dần khi cần tra cứu, đưa vào kho hợp đồng và kho chứng từ.