Công ty 5–30 người: một bạn hành chính không phải gánh mười đầu việc
Ở công ty nhỏ, thường có đúng một người vừa làm hành chính, vừa làm nhân sự, vừa gom chứng từ cho kế toán. Hôm bạn ấy nghỉ thì cả công ty đứng lại, còn dữ liệu thì nằm rải trong các nhóm chat và máy tính cá nhân. NOWORX gom những việc lặp lại đó về một nơi, mở dần từng phần, và không đòi hỏi công ty phải có người phụ trách công nghệ thông tin.
Nếu những tình huống này cứ lặp lại
Một người kiêm hành chính, nhân sự và cả phần chứng từ
Buổi sáng tổng hợp công, buổi trưa đặt văn phòng phẩm và trả lời bảo hiểm, buổi chiều gom hóa đơn cho kế toán, tối làm bảng lương. Không phải vì việc quá nặng, mà vì mỗi việc nằm ở một chỗ khác nhau và đều phải chép tay sang chỗ tiếp theo.
Mỗi việc một nhóm chat
Nhóm công ty, nhóm dự án, nhóm kho, nhóm với khách hàng, và những tin nhắn riêng gửi thẳng cho giám đốc. Xin nghỉ bằng một tin nhắn, duyệt bằng một chữ đồng ý, rồi cuối tháng không ai tìm lại được tin nhắn đó để đối chiếu với bảng công.
Bảng công là file bảng tính chép tay
Nhân viên đi công trình, đi giao hàng, đi gặp khách thì chấm công bằng ảnh và tin nhắn báo về. Cuối tháng người phụ trách dò lại từng ngày, cộng thêm tăng ca và ngày công không trọn, và luôn có ít nhất một người thắc mắc.
Không có ai phụ trách công nghệ thông tin
Mua phần mềm mới nghĩa là ai đó trong công ty phải tự học, tự khai báo, tự xử lý khi có lỗi, trong khi vẫn phải làm công việc chính. Sau vài tuần thì mọi người lặng lẽ quay lại cách cũ, và khoản đã bỏ ra coi như bỏ.
Dữ liệu công ty nằm trong máy cá nhân
Hợp đồng, báo giá, danh sách khách hàng, mật khẩu tài khoản dịch vụ đều nằm ở laptop của người phụ trách. Người đó nghỉ việc, công ty mất vài tuần đi tìm lại và luôn có thứ không tìm được nữa.
Trong NOWORX, công việc chạy như thế này
Nhấn vào tên ứng dụng ở mỗi bước để xem chi tiết.
- 1
Bước 1. Bắt đầu từ ba việc phiền nhất: công, phép và duyệt
Chấm công và xin nghỉ chuyển khỏi tin nhắn, mỗi lần xin nghỉ để lại một bản ghi có người duyệt và thời điểm duyệt. Lịch chung cho biết tuần này ai nghỉ, ai đi công tác, để không nhận việc rồi mới phát hiện người phụ trách vắng. Ba việc này thường đủ để cả công ty thấy khác biệt trong tuần đầu tiên.
- 2
Bước 2. Chi phí, chứng từ và bảng lương thôi chép tay
Chi phí ghi ngay lúc phát sinh kèm ảnh chứng từ, không chờ đến cuối tháng đi gom. Hóa đơn và chứng từ đầu vào lưu cùng một chỗ để bàn giao cho kế toán bằng một lần mở thay vì lục ba nơi. Số công đã chốt đi thẳng sang bảng lương, và các mốc định kỳ mà kế toán cần nhớ nằm trên một lịch riêng thay vì trong đầu một người.
- 3
Bước 3. Việc và khách hàng ra khỏi nhóm chat
Đầu việc có người nhận và hạn chót, nên không còn cảnh tưởng người kia làm rồi. Danh bạ khách hàng và nhà cung cấp là tài sản của công ty, không phải danh bạ trong điện thoại của một người. Thông báo nội bộ gửi một lần và biết ai đã đọc, còn báo cáo ngày ngắn gọn thay cho việc hỏi từng người cuối buổi.
- 4
Bước 4. AI agent nhận phần lặp đi lặp lại
Mỗi bộ phận có một agent làm những việc vốn ăn hết buổi sáng của người kiêm nhiệm: tổng hợp bản tin đầu ngày, nhắc hồ sơ đang treo, chỉ ra khoản chi lệch so với các tháng trước, dựng biểu mẫu thu thập thông tin nội bộ. Agent chuẩn bị và đề xuất, người vẫn là bên bấm nút duyệt.
- 5
Bước 5. Mở rộng khi cần, vẫn không cần người phụ trách kỹ thuật
Hợp đồng và tài sản của công ty đưa dần vào hệ thống, mỗi thứ kèm mốc hết hạn để không đến sát ngày mới biết. Bảng tính dùng chung soạn ngay trong hệ thống thay vì gửi file qua lại rồi không biết bản nào mới nhất. Nếu công ty đã có sẵn một cơ sở dữ liệu nội bộ, phần xem dữ liệu cho phép tra cứu mà không cần nhờ người ngoài.
Câu hỏi thường gặp
Công ty tôi có 8 người, có cần groupware không?
Câu hỏi đúng hơn là công ty có đang mất bao nhiêu thời gian cho việc chép tay giữa các chỗ. Ở quy mô 8 người, phần lớn giá trị đến từ ba việc: công và phép có bản ghi, duyệt có vết, chứng từ nằm một chỗ. Nếu ba việc đó đang chạy êm bằng cách hiện tại thì chưa cần vội.
Ai sẽ cài đặt và cấu hình khi công ty không có nhân sự kỹ thuật?
Không có máy chủ để dựng và không có phần mềm nặng để cài; mở bằng trình duyệt trên máy tính và bằng ứng dụng trên điện thoại. Việc cần làm là khai sơ đồ tổ chức và chọn mẫu duyệt, làm theo từng bước, và agent hỗ trợ soạn sẵn phần khung.
Nhân viên lớn tuổi hoặc anh em ngoài hiện trường dùng được không?
Những việc họ cần chỉ nằm ở màn hình đầu trên điện thoại: chấm công, xin nghỉ, xem thông báo, báo cáo cuối ngày. Không cần mở máy tính, không cần nhớ đường đi trong menu.
Đang dùng file bảng tính và các nhóm chat, có phải bỏ hết không?
Không nên bỏ hết cùng lúc. Cách thường dùng là chuyển một mảng mỗi lần, bắt đầu từ chấm công và phê duyệt, giữ cách cũ song song vài tuần rồi mới tắt. Dữ liệu dạng bảng có thể nhập vào và xuất ra nên không bị khóa lại.
Nhân viên nghỉ việc thì dữ liệu công ty có đi theo không?
Không. Dữ liệu nằm trong không gian làm việc của công ty. Thu hồi tài khoản là người đó mất quyền truy cập ngay, còn hợp đồng, danh bạ khách hàng, hồ sơ duyệt và chứng từ họ từng tạo vẫn ở lại và người kế nhiệm mở được.
AI agent có đọc toàn bộ dữ liệu công ty không?
Agent gắn với bộ phận và chỉ nhìn thấy phạm vi bạn cấp cho bộ phận đó. Nhân sự và tiền lương có thể giới hạn riêng. Agent không tự phê duyệt, không tự chi tiền, không tự gửi ra ngoài thay bạn.