Hiệp hội, câu lạc bộ và nhóm cộng đồng: dữ liệu ở lại khi ban điều hành đổi
Tổ chức phi lợi nhuận hiếm khi thiếu người nhiệt tình, nhưng gần như luôn thiếu một nơi chung để giữ hồ sơ. Danh sách hội viên, sổ quỹ, biên bản họp và hộp thư của tổ chức thường nằm trong máy và tài khoản cá nhân của người đang phụ trách. NOWORX giữ những thứ đó trong không gian làm việc thuộc về tổ chức, để hết nhiệm kỳ thì bàn giao là chuyển quyền chứ không phải chép file.
Nếu những tình huống này cứ lặp lại
Ban điều hành làm kiêm nhiệm, việc hội làm sau giờ hành chính
Ai rảnh thì làm, ai bận thì việc treo, và không ai nắm được toàn bộ tiến độ trước ngày sự kiện. Đến sát ngày mới phát hiện phần in ấn chưa ai đặt, còn phần liên hệ địa điểm thì hai người cùng làm mà không biết.
Danh sách hội viên nằm trong file bảng tính do thủ quỹ giữ
Mỗi ủy viên giữ một bản chép lại từ lần cập nhật gần nhất. Số điện thoại, đơn vị công tác và tình trạng đóng phí lệch nhau giữa các bản. Gửi thư mời họp thì sót người, mà người bị sót lại chính là hội viên tích cực.
Đối chiếu hội phí bằng cách dò sao kê từng dòng
Hội viên chuyển khoản với nội dung mỗi người viết một kiểu, có người nhờ người khác chuyển hộ. Thủ quỹ ngồi dò và đánh dấu bằng tay, đến cuối năm khi cần công khai thu chi cho hội viên thì phải làm lại gần như từ đầu.
Biểu quyết đếm tay, người vắng phải gọi điện hỏi
Ở đại hội thì giơ tay đếm, ai vắng thì gọi điện xin ý kiến rồi ghi vào sổ tay. Biên bản gõ lại sau vài ngày, còn phiếu gốc và ghi chú của người đếm thì không ai giữ. Sang năm có ai hỏi lại kết quả một nội dung cũ, không tìm ra bằng chứng.
Hết nhiệm kỳ, dữ liệu đi theo người cũ
File nằm trong máy tính cá nhân, nhóm liên lạc nằm trong tài khoản của thư ký cũ, biên lai nằm trong điện thoại của thủ quỹ cũ. Ban mới nhận bàn giao bằng một cuộc gặp và một chiếc USB, rồi mất nửa nhiệm kỳ để dựng lại những gì đã có.
Trong NOWORX, công việc chạy như thế này
Nhấn vào tên ứng dụng ở mỗi bước để xem chi tiết.
- 1
Bước 1. Danh bạ hội viên chỉ còn một bản duy nhất
Hội viên, đơn vị, người liên hệ và lịch sử tham gia nằm trong một danh bạ chung mà cả ban điều hành cùng nhìn. Đăng ký mới, cập nhật thông tin hay đăng ký tham dự sự kiện thu qua biểu mẫu có đường liên kết mở, không cần cấp tài khoản cho từng hội viên. Cần lọc theo khu vực, theo ngành hay theo tình trạng hội phí thì tra ngay trên dữ liệu chung.
- 2
Bước 2. Hội phí và quỹ: thu, chi và công khai
Từng khoản thu hội phí ghi kèm hội viên tương ứng, nên tình trạng đóng phí luôn khớp với danh bạ thay vì nằm ở một file riêng. Khoản chi của tổ chức đi qua một bước duyệt ngắn của ban thường trực để sau này không phải giải thích lại. Khi cần báo cáo cho hội viên hoặc cho kỳ họp, số liệu lấy thẳng từ sổ thay vì tổng hợp lại bằng tay.
- 3
Bước 3. Sự kiện, kỳ họp và biểu quyết
Lịch chung của tổ chức cho biết sự kiện nào đang đến và ai đang phụ trách phần nào, việc chia thành đầu việc có hạn chót nên không dồn vào tuần cuối. Nội dung cần lấy ý kiến mở thành một lượt bỏ phiếu, hội viên bỏ phiếu trong khoảng thời gian định trước và kết quả được lưu lại nguyên vẹn. Tài liệu trình bày tại kỳ họp soạn ngay trong hệ thống để lần sau còn dùng lại.
- 4
Bước 4. Tài sản chung và hồ sơ của tổ chức
Loa đài, bàn ghế, băng rôn, thiết bị dùng cho sự kiện được ghi vào sổ tài sản kèm người đang giữ, để lần sau không phải hỏi vòng quanh xem đồ đang ở nhà ai. Điều lệ, biên bản họp, quyết định và hồ sơ hợp tác lưu tập trung theo năm, có mốc thời gian và người ban hành.
- 5
Bước 5. Bàn giao nhiệm kỳ mà không mất gì
Khi ban điều hành thay đổi, việc bàn giao là chuyển quyền truy cập trong không gian làm việc của tổ chức chứ không phải chép dữ liệu từ máy cá nhân. Người rời nhiệm bị thu hồi quyền, còn danh bạ, sổ quỹ, biên bản và lịch sử biểu quyết vẫn ở nguyên chỗ cũ. Ban mới đọc lại được toàn bộ diễn biến của những nhiệm kỳ trước thay vì nghe kể lại.
Câu hỏi thường gặp
Ban điều hành phần lớn không rành công nghệ, có dùng nổi không?
Cách hiệu quả là chỉ mở hai thứ trước: danh bạ hội viên và sổ thu chi hội phí. Người phụ trách chỉ cần dùng trên điện thoại như một danh sách và một quyển sổ, các phần còn lại bật thêm khi tổ chức thấy cần. Agent của tổ chức có thể soạn sẵn thông báo và bản tóm tắt để người phụ trách chỉ cần đọc lại và gửi.
Toàn bộ hội viên có phải tạo tài khoản không?
Không. Thông thường chỉ ban điều hành và người phụ trách có tài khoản. Hội viên tham gia qua đường liên kết mở của biểu mẫu để đăng ký, cập nhật thông tin hoặc trả lời khảo sát, và nhận thông báo mà không cần đăng nhập.
Người phụ trách nghỉ thì dữ liệu có mất không?
Không. Dữ liệu thuộc về không gian làm việc của tổ chức, không thuộc tài khoản cá nhân. Thu hồi quyền của một người không xóa danh bạ, sổ quỹ hay biên bản mà người đó từng tạo, và người kế nhiệm nhìn thấy đầy đủ lịch sử.
Bỏ phiếu trực tuyến có thay được biểu quyết tại kỳ họp không?
Chức năng bỏ phiếu dùng để lấy ý kiến và đếm kết quả một cách minh bạch, có lưu lại thời điểm và người tham gia. Việc một hình thức biểu quyết có giá trị đến đâu thì phụ thuộc vào điều lệ của tổ chức bạn và các quy định áp dụng, nên hãy đối chiếu điều lệ trước khi thay thế cách làm hiện tại. Nhiều tổ chức dùng song song: bỏ phiếu trực tuyến để chuẩn bị và tham khảo, biểu quyết chính thức vẫn theo điều lệ.
Có xuất được báo cáo thu chi để công khai cho hội viên không?
Có. Sổ thu chi tổng hợp theo kỳ và theo khoản mục, xuất ra bảng để đưa vào tài liệu kỳ họp hoặc gửi cho hội viên. Vì mỗi khoản thu đã gắn với hội viên tương ứng ngay từ lúc ghi, bản tổng hợp không phải dựng lại từ đầu.
Tổ chức chúng tôi rất nhỏ, chỉ vài người thường trực thì có phù hợp không?
Phù hợp. Bắt đầu bằng vài tài khoản cho ban thường trực là đủ để dùng, vì phần lớn hội viên tham gia qua đường liên kết công khai. Khi tổ chức lớn hơn hoặc lập thêm ban chuyên môn, thêm người và tách quyền theo ban mà không phải dựng lại dữ liệu.
