Tài xế không ở văn phòng, giấy tờ cũng vậy
Điều xe nằm trong đầu người điều độ, biên bản giao nhận nằm trong cabin, phiếu dầu và phí đường về theo chuyến sau. Cuối tháng đối soát cước với chủ hàng thì hai bên lệch số chuyến, phải lục lại tin nhắn để chứng minh. NOWORX để tài xế báo về ngay khi xong chuyến, còn văn phòng có sẵn số liệu để đối soát.
Nếu những tình huống này cứ lặp lại
Điều xe chạy bằng trí nhớ của một người
Xe nào đang rảnh, tài nào vừa chạy đêm về, xe nào sắp tới hạn bảo dưỡng — tất cả nằm trong đầu người điều độ và trong vài nhóm chat. Người đó nghỉ một ngày là cả tổ điều xe rối, và không ai dựng lại được lịch trong đầu người ấy.
Chứng từ chuyến về sau xe vài ngày
Biên bản giao nhận có chữ ký, phiếu dầu, vé phí đường nằm trong cabin cho tới khi tài xế ghé văn phòng. Có tờ ướt, có tờ mất, và bộ phận kế toán luôn là người biết cuối cùng.
Đối soát cước cuối tháng là một trận cãi
Chủ hàng đếm ra một con số chuyến, nhà xe đếm ra con số khác. Chuyến chạy rỗng chiều về, chuyến chờ hàng quá giờ, chuyến ghép đơn — mỗi loại tính một kiểu và bằng chứng thì nằm rải rác trong tin nhắn.
Xe là tài sản đắt nhất nhưng hồ sơ nằm trong ngăn kéo
Lịch bảo dưỡng, ngày thay lốp, các mốc kiểm tra định kỳ và giấy tờ đi kèm mỗi xe do người khác nhau giữ. Đến lúc xe phải nằm bãi vì thiếu một thứ giấy hoặc hỏng đúng lúc cao điểm thì thiệt hại là cả tuần doanh thu.
Giờ làm của tài xế không giống ai
Chạy đêm, chạy tỉnh, nghỉ giữa chuyến, ngày nghỉ bù dồn lại. Chấm công theo giờ hành chính không phản ánh đúng, nên tính lương chuyến và phụ cấp luôn phải làm tay và luôn có người thấy thiệt.
Trong NOWORX, công việc chạy như thế này
Nhấn vào tên ứng dụng ở mỗi bước để xem chi tiết.
- 1
Kế hoạch chuyến và điều xe
Chuyến của ngày mai nằm trên một bảng: xe nào, tài nào, hàng gì, đi đâu, giờ lấy hàng. Xe đang bận, xe đang bảo dưỡng và tài xế đang trong ngày nghỉ hiển thị cùng chỗ nên không giao trùng. Khi có hàng phát sinh, người điều độ nhìn bảng là biết còn đầu xe nào thay vì gọi vòng quanh.
- 2
Tài xế trên đường báo về
Xong chuyến, tài xế mở điện thoại xác nhận đã giao, chụp ảnh biên bản có chữ ký và nhập số liệu tối thiểu như số km, tiền dầu, phí đường. Chấm công gắn với chuyến chứ không gắn với giờ hành chính, phù hợp với chạy đêm và chạy tỉnh. Phiếu kiểm tra xe trước khi xuất bến dựng sẵn thành mẫu tích nhanh.
- 3
Xe và chi phí vận hành
Mỗi đầu xe có hồ sơ riêng: lịch bảo dưỡng, lần thay lốp gần nhất, các mốc kiểm tra định kỳ, giấy tờ đính kèm. Chi phí dầu, phí đường, sửa chữa gắn theo xe nên biết xe nào đang ăn chi phí bất thường so với quãng đường chạy. Đề nghị sửa chữa lớn đi qua luồng duyệt, có lưu vết.
- 4
Cước và thanh toán với chủ hàng
Báo giá theo chuyến, theo tấn hay theo tuyến dựng thành mẫu để không phải gõ lại mỗi lần. Chuyến đã hoàn thành có bằng chứng đi kèm, nên bảng đối soát cuối tháng lấy thẳng từ dữ liệu chứ không phải đếm lại từ tin nhắn. Hóa đơn, công nợ và lịch sử giao dịch của từng chủ hàng nằm cùng một hồ sơ khách.
- 5
Cảnh báo và bản tóm tắt buổi sáng
Nhân sự AI của phòng vận hành đọc dữ liệu chuyến và chỉ ra chỗ lệch: một xe tiêu hao nhiều hơn hẳn cùng tuyến, một tài xế chạy liên tục nhiều ngày không nghỉ, một chủ hàng có chuyến chưa được xác nhận. Bản tóm tắt gửi trước giờ điều xe để xử lý sớm thay vì phát hiện lúc đối soát.
Câu hỏi thường gặp
NOWORX có định vị xe theo thời gian thực không?
Không, và chúng tôi nói rõ điều đó. Thiết bị giám sát hành trình trên xe cứ giữ nguyên. NOWORX quản lý phần còn lại: kế hoạch chuyến, chứng từ, chi phí, hồ sơ xe, giờ làm của tài xế và đối soát cước — phần đang chạy bằng giấy và nhóm chat.
Tài xế lớn tuổi, dùng điện thoại có được không?
Màn hình của tài xế được rút gọn tối đa: xác nhận chuyến, chụp ảnh biên bản, nhập vài con số. Không có menu sâu, không có bước đăng nhập lại mỗi lần. Nhiều nhà xe cho tài xế dùng đúng một màn hình đó và không mở thêm gì khác.
Chứng từ giấy có chữ ký thì xử lý sao?
Chụp ảnh đính kèm ngay vào chuyến tương ứng, nên khi cần tìm thì tra theo chuyến, theo xe hoặc theo chủ hàng thay vì lục cả tập. Bản giấy bạn vẫn lưu như quy định của mình, nhưng việc đối soát không còn phải chờ nó về tới văn phòng.
Xe thuê ngoài và nhà xe đối tác thì đưa vào chung được không?
Được, bằng tài khoản đối tác có phạm vi giới hạn — họ chỉ thấy chuyến giao cho họ. Nhờ vậy chuyến thuê ngoài và chuyến xe nhà nằm trong cùng một bảng khi tính cước và tổng kết tháng.
Cách tính cước của mỗi chủ hàng một khác, có ép theo mẫu không?
Không. Bạn tự dựng mẫu báo giá và bảng đối soát theo cách công ty đang làm — theo chuyến, theo tấn, theo tuyến hay hỗn hợp. NOWORX lo phần dữ liệu chuyến đã hoàn thành và bằng chứng đi kèm, cách nhân ra thành tiền do bạn quyết.
Nếu người điều độ nghỉ thì ai điều được?
Đó chính là lý do nên đưa kế hoạch chuyến ra khỏi trí nhớ cá nhân. Khi lịch xe, tình trạng tài xế và lịch bảo dưỡng nằm trên một bảng chung, người thay thế nhìn vào là điều được ngay trong ngày đầu tiên.