Nghiệp vụ là của bạn. Phần theo dõi tiến độ để NOWORX lo
Một văn phòng dịch vụ kế toán không chết vì nghiệp vụ khó, mà chết vì quên một mốc hạn của một khách hàng trong số vài chục khách. Chứng từ đòi mãi không đủ, nhân viên nào đang quá tải thì chủ văn phòng không biết, phí dịch vụ thì tới cuối năm mới phát hiện thiếu. NOWORX quản lý đúng phần đó — tiến độ, hạn, chứng từ và phí — chứ không đụng vào chuyên môn của bạn.
Nếu những tình huống này cứ lặp lại
Mỗi khách một chu kỳ, và chu kỳ đó nằm trong bảng tính cá nhân
Khách này kỳ khác, khách kia kỳ khác, lại thêm các đầu việc phát sinh theo năm. Mỗi nhân viên tự giữ một bảng theo dõi riêng, nên khi người đó nghỉ ốm hai ngày thì không ai biết tuần này còn khách nào chưa xử lý.
Đòi chứng từ là công việc tốn thời gian nhất trong tháng
Nhắn nhiều lần, khách gửi ảnh rời rạc, thiếu chỗ này thừa chỗ kia. Không có nơi ghi lại đã nhận gì và còn thiếu gì, nên vừa mất thời gian hỏi lại vừa không chứng minh được là mình đã nhắc từ sớm.
Không ai biết nhân viên nào sắp vỡ trận
Một người phụ trách hàng chục khách, khối lượng lại dồn vào cùng vài ngày trong tháng. Chủ văn phòng chỉ biết ai đang quá tải khi đã trễ, và lúc đó việc phải chuyển cho người khác giữa chừng — người nhận lại phải đọc lại từ đầu.
Phí dịch vụ thất thoát từng chút một
Việc phát sinh ngoài thỏa thuận ban đầu làm giúp cho xong, khách nợ vài tháng, có khách quên hẳn không ai theo. Cộng lại cả năm là một khoản không nhỏ, nhưng vì rải đều nên không ai thấy.
Người nghỉ là bàn giao bằng trí nhớ
Trao đổi với khách nằm trong tin nhắn cá nhân, file nằm trong máy cá nhân, thỏa thuận miệng thì không ai ghi. Người nhận bàn giao gần như bắt đầu lại quan hệ với khách từ con số không.
Trong NOWORX, công việc chạy như thế này
Nhấn vào tên ứng dụng ở mỗi bước để xem chi tiết.
- 1
Bản đồ hạn theo từng khách hàng
Mỗi khách hàng có chu kỳ và các mốc hạn riêng do bạn khai báo — không có mốc nào bị hệ thống tự áp đặt. Lịch của cả văn phòng hiện trên một màn hình theo tuần và theo tháng, kèm người phụ trách. Chủ văn phòng nhìn một lần là biết tuần này dồn vào những ngày nào.
- 2
Thu chứng từ có dấu vết
Biểu mẫu yêu cầu chứng từ dựng theo từng loại khách và gửi bằng liên kết, khách chỉ việc nộp lên — không cần khách cài gì. Đã nhận gì, còn thiếu gì hiển thị theo từng khách nên không phải nhắn hỏi lại từ đầu. Mỗi lần nhắc đều được ghi lại, hữu ích khi có tranh luận về việc chậm trễ do bên nào.
- 3
Phân việc và tải công việc trong văn phòng
Việc gắn với khách và với người, có hạn cụ thể, nên nhìn bảng là thấy ai đang ôm bao nhiêu đầu việc trong cùng một tuần. Khi cần san bớt hoặc đổi người phụ trách, toàn bộ tiến độ và trao đổi đi kèm theo khách chứ không nằm trong máy cá nhân. Ngày công và ca trực mùa cao điểm theo dõi cùng chỗ.
- 4
Hợp đồng dịch vụ, phí và hóa đơn
Hợp đồng dịch vụ với từng khách lưu kèm phạm vi công việc và thời hạn, nên việc phát sinh ngoài phạm vi được nhận diện ngay lúc phát sinh thay vì cuối năm. Phí hàng kỳ, khoản đã thu và công nợ theo dõi theo khách. Hóa đơn xuất cho khách và chi phí vận hành của văn phòng nằm cùng hệ thống.
- 5
Cảnh báo trễ hạn và bản tóm tắt cho chủ văn phòng
Nhân sự AI của văn phòng đọc tiến độ và chỉ ra chỗ rủi ro: khách sắp tới hạn mà chứng từ chưa đủ, nhân viên có nhiều việc cùng đến hạn một ngày, khách nợ phí kéo dài. Bản tóm tắt gửi mỗi sáng để xử lý sớm. Việc cần chủ văn phòng quyết thì đưa vào luồng duyệt có lưu vết.
Câu hỏi thường gặp
NOWORX có làm sổ sách hay lập hồ sơ kê khai thay tôi không?
Không, và đây là ranh giới chúng tôi giữ rất rõ. Nghiệp vụ chuyên môn vẫn do người có chuyên môn thực hiện trên công cụ chuyên dụng của bạn, và trách nhiệm ký vẫn thuộc về con người. NOWORX quản lý phần việc quanh nghiệp vụ: ai làm cho khách nào, tới hạn khi nào, chứng từ đã đủ chưa, phí đã thu chưa.
AI có tư vấn cho khách hàng của tôi không?
Không nên dùng theo cách đó, và sản phẩm không được thiết kế cho việc đó. Nhân sự AI làm việc với dữ liệu nội bộ của văn phòng — tổng hợp tiến độ, nhắc mốc hạn, soạn bản nháp báo cáo nội bộ. Mọi nội dung gửi ra cho khách đều do người trong văn phòng xem lại và chịu trách nhiệm.
Khách hàng của tôi có phải dùng phần mềm không?
Không bắt buộc. Nhân viên có thể tự ghi nhận, hoặc bạn gửi cho khách một liên kết biểu mẫu để họ nộp chứng từ mà không cần tài khoản. Khách vốn ngại cài thêm ứng dụng thì không bị ép.
Dữ liệu khách hàng rất nhạy cảm, kiểm soát được đến đâu?
Quyền xem chia theo phòng và theo người phụ trách, nên nhân viên chỉ thấy khách của mình nếu bạn cấu hình như vậy. Các lần truy cập dữ liệu được ghi lại, và khi có bàn giao thì thời điểm cùng người thực hiện đều nằm trong lịch sử.
Nhân viên nghỉ đột xuất giữa mùa cao điểm thì sao?
Vì tiến độ, chứng từ và trao đổi gắn với khách chứ không gắn với máy cá nhân, người nhận bàn giao mở hồ sơ khách là thấy đã làm tới đâu và còn thiếu gì. Việc đổi người phụ trách là một thao tác, không phải một buổi họp bàn giao.
Văn phòng nhỏ, bốn năm người, bắt đầu thế nào cho nhẹ?
Bắt đầu bằng hai thứ: danh sách khách hàng và lịch các mốc hạn. Riêng việc đưa hai thứ này ra khỏi bảng tính cá nhân đã xóa được phần lớn rủi ro quên hạn. Thu chứng từ, phí dịch vụ và phân việc bật thêm sau khi cả nhóm đã quen.
