如果這些狀況一再發生
名冊有三個版本，誰是有效會員說不清
入會、退會與欠繳的紀錄分別在試算表、紙本入會申請書和某位理事的手機裡。開會前寄通知，才發現寄給了兩年前就退會的人，而新入會的十幾位漏掉了。
會費催繳靠人情
誰繳了、繳到哪一年，只有負責收錢的那位幹部清楚。他本業一忙，整年的會費要到年底才對得起來，催繳時還得先向對方道歉「不好意思我們紀錄不太齊」。
出席與表決紀錄都是事後補的
簽到簿留在現場、決議寫在筆記本上、會議紀錄過兩週才打完。等要用的時候，三個與會者記得的版本不一樣，而當天到底有多少人出席也說不準。
核銷永遠差一張單據
收據、發票、印領清冊與成果照片分屬不同人保管，期限前一週開始全體翻抽屜、翻手機相簿。補件補到最後，沒人記得完整的支出全貌長什麼樣。
換屆等於重新開始
新任理事長上任，帳號、檔案、往來窗口都要重問一遍。上一屆做過什麼、承諾過什麼，最後只剩幾張活動照片和一本翻爛的收據簿。
在 NOWORX，流程是這樣走的
點各步驟中的應用名稱，即可查看詳細說明。
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交接與長期留存
章程、立案文件、歷屆會議紀錄、財產與器材清冊集中保管，資料屬於組織而不是屬於某位幹部的電腦。換屆時只要移轉權限，新任幹部進來就能看到前一屆的決議、往來窗口與待辦，年度成果也能整理成可直接對外報告的簡報。
常見問題
我們只有兩三位專職，其他都是志工，撐得住嗎？
建議先只做「名冊」與「會費」兩件事，這兩件通常佔掉最多人力也最容易出錯。等這兩項穩定後，再把會議與核銷搬進來，不必一開始就全面上線。
理監事和志工要不要每個人都開帳號？
不需要全部。常見的做法是理監事給檢視權限、承辦幹部給編輯權限，一般志工只在需要填報名或報帳時使用表單。權限依職務給，換屆時調整即可。
會員的個人資料怎麼保護？
名冊的可視範圍可以依職務限制，例如只有會務承辦看得到聯絡方式，理監事看得到統計數字。查詢與匯出都會留下紀錄，卸任後權限即時停用。
換屆的時候資料要怎麼移交？
不需要移交檔案。資料存放在組織的空間裡而不是個人裝置上，交接時只要把權限從卸任者移轉給新任者，歷史紀錄原封不動留在原處。這也是很多協會導入的主要原因。
會計事務所或主管機關要資料時，能匯出嗎？
收支明細、會員名冊、會議紀錄與核銷單據都可以依期間匯出。至於實際需要準備哪些文件與格式，仍請依貴會主管機關與會計人員的要求為準，系統負責的是讓資料齊全、找得到。
AI 會幫我們寫會議紀錄嗎？
可以依議程與表決結果整理成草稿，節省打字時間。但決議內容必須由主席與紀錄人確認後才算數，AI 不參與表決，也不會代替任何幹部做決定。
