打卡紀錄、請假單、報帳收據、廠商請款、人事異動全落在同一位同事身上。她請假那一週,公司的行政等於停擺,連新人報到都要往後延。
打卡機匯出的檔案、紙本請假單、在群組裡說一聲的遲到與外出,要人工一格一格對進薪資表。對到眼花,還是會有人月底來問「我那天明明有請假」。
收據與發票堆在抽屜裡,月底才開始貼、才回想哪張是誰的、哪張已經請過款。金額不大,但每個月吃掉一個完整的工作天。
上次買的系統欄位太多、教育訓練只辦了一場,三個月後全公司又回到共用資料夾與群組。導入失敗的記憶,成了下一次的最大阻力。
廠商聯絡人、歷次報價、合約掃描檔都在離職同事的電腦與信箱裡。交接一週能問到的有限,剩下的只能等到出事那天才發現缺了什麼。
點各步驟中的應用名稱,即可查看詳細說明。
不需要伺服器、不需要安裝主機。設定由管理部同事就能完成,例如新增員工、調整簽核關卡、開關某個模組,都是填表格的操作層級。
建議一次只開一個模組。第一個月只做出勤,讓所有人習慣打卡與請假;第二個月再加簽核與報帳。分批上線的公司留存率明顯高於一次全開的。
一般員工只需要做兩件事:打卡與送單,兩個畫面就結束。比較多操作的是管理部與主管,而他們本來就是最想擺脫紙本的人。
差別在起點。不必先把組織圖與制度整理到完美才能開始,可以照現在的做法先跑,再依實際使用狀況調整關卡與欄位。多數導入失敗是因為第一步就要求太多。
可視範圍依職務設定,薪資與人事資料只有指定人員能開啟,查詢與匯出留下紀錄。員工看得到的只有自己的出勤、請假與報帳。
判斷標準不是人數,而是行政是否已經集中在一個人身上。只要有一位同事一離開公司就會停擺,就已經到了該把流程搬出個人電腦的時候。