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沒有 IT 人員的公司,也該有一套會動的制度

管理部只有一位同事,兼總務、人事、出納和採購。制度不是沒寫,是寫了沒人跑得動。NOWORX 從出勤、簽核、報帳這三件最花時間的事開始,配置在各部門的 AI 同事替那位「什麼都管」的同事分擔彙整與追件。

如果這些狀況一再發生

一個人管全部

打卡紀錄、請假單、報帳收據、廠商請款、人事異動全落在同一位同事身上。她請假那一週,公司的行政等於停擺,連新人報到都要往後延。

月底三天都在對出勤

打卡機匯出的檔案、紙本請假單、在群組裡說一聲的遲到與外出,要人工一格一格對進薪資表。對到眼花,還是會有人月底來問「我那天明明有請假」。

報帳靠一個牛皮紙袋

收據與發票堆在抽屜裡,月底才開始貼、才回想哪張是誰的、哪張已經請過款。金額不大,但每個月吃掉一個完整的工作天。

導過系統,最後又回到試算表

上次買的系統欄位太多、教育訓練只辦了一場,三個月後全公司又回到共用資料夾與群組。導入失敗的記憶,成了下一次的最大阻力。

人一走,東西也跟著走

廠商聯絡人、歷次報價、合約掃描檔都在離職同事的電腦與信箱裡。交接一週能問到的有限,剩下的只能等到出事那天才發現缺了什麼。

在 NOWORX,流程是這樣走的

點各步驟中的應用名稱,即可查看詳細說明。

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    出勤與請假

    打卡、請假、加班在同一處登記,請假送出後主管直接核准,不必再印表單找人簽名。行事曆上看得到這週誰不在,排工作與安排客戶拜訪時不用先在群組裡問一輪。

    這個步驟會用到的應用出勤看板團隊行事曆簽核儀表板
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    簽核與報帳

    請購、請款與員工報帳走同一條路徑,收據拍照上傳就掛在單據上,不用再累積到月底貼在報帳單上。部門 AI 會先檢查缺件並比對過往同類支出,讓核准的人一眼看得出這筆是不是合理。

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    薪資彙整與人事紀錄

    出勤時數、請假與加班直接彙整成當月的薪資計算基礎,取代人工重打一次的環節。到職、調薪與異動留在人事紀錄裡,權限限定在指定人員,其他同事看不到。

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    公司資料、合約與資產

    客戶與廠商的聯絡窗口、往來紀錄與報價歷史存在公司帳上而不是個人信箱裡。合約、租約與保固的到期日提前提醒;電腦、機具與公務車輛列在資產清冊上,誰在用、什麼時候該保養都查得到。

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    每天的運作與稅務期程

    待辦與交辦事項寫在同一張看板上,不再散在便利貼與訊息裡。每期要處理的申報與繳費期程掛在行事曆上提醒承辦,實際的申報內容仍由公司的會計人員或記帳業者確認。每天早上 AI 同事整理出一份簡報:昨天誰請假、有哪幾張單在等你、這週有什麼到期。

常見問題

公司沒有 IT 人員,誰來維護?

不需要伺服器、不需要安裝主機。設定由管理部同事就能完成,例如新增員工、調整簽核關卡、開關某個模組,都是填表格的操作層級。

導入要花多久?會不會影響現在的工作?

建議一次只開一個模組。第一個月只做出勤,讓所有人習慣打卡與請假;第二個月再加簽核與報帳。分批上線的公司留存率明顯高於一次全開的。

同事年紀較長,學得會嗎?

一般員工只需要做兩件事:打卡與送單,兩個畫面就結束。比較多操作的是管理部與主管,而他們本來就是最想擺脫紙本的人。

之前買過系統沒人用,這次差在哪裡?

差別在起點。不必先把組織圖與制度整理到完美才能開始,可以照現在的做法先跑,再依實際使用狀況調整關卡與欄位。多數導入失敗是因為第一步就要求太多。

資料放在雲端安全嗎?薪資會被看到嗎?

可視範圍依職務設定,薪資與人事資料只有指定人員能開啟,查詢與匯出留下紀錄。員工看得到的只有自己的出勤、請假與報帳。

我們只有八個人,會不會太小?

判斷標準不是人數,而是行政是否已經集中在一個人身上。只要有一位同事一離開公司就會停擺,就已經到了該把流程搬出個人電腦的時候。

開啟工作區,從會用到的應用開始啟用。

中小企業管理系統|5~30 人公司的出勤、簽核與報帳|NOWORX