門市在群組裡回報缺料、追加叫貨,二十間店的訊息混成一串。採購一早往上滑三百則才拼得出誰要什麼,漏掉一筆,隔天那間店就開天窗。
正職、工讀生與支援人力混排,學生臨時調課就用私訊喬班。總部要抓人事成本時,只能等各店把貼在休息室牆上的班表拍照傳回來。
打烊後店長手寫日報、盤點現金,外送單量另外記一本。等資料抄進總部的試算表,現金短少或耗損異常的那一天早就過去了。
新品上市、售價調整、稽核重點發在群組,早班看到、晚班沒看到;加盟店與直營店要發的內容還不一樣,只好一個一個私訊補發。
加盟合約續約日、租約押金、設備保固到期分別在不同人的抽屜和雲端資料夾裡。展店越快,越沒有人說得清楚下個月有哪幾張要處理。
點各步驟中的應用名稱,即可查看詳細說明。
建議第一階段只搬「訂貨」一件事,群組留著聊天與臨時聯絡。門市端只需要填一張固定的表,店長最有感的通常不是功能,而是不用再被追問「到底下單了沒」。
可以分開。公告能依門市類型分眾發送,訂貨與日結可依門市別劃分可視範圍——加盟主只看得到自己門市的資料,總部看得到彙總與比較。
不會。AI 負責彙整訂單、比對異常與提醒截單,實際送出與金額核准仍由人簽核。這條界線刻意留著,因為訂錯貨的成本由門市承擔。
門市人員可以只給班表與打卡的最小權限,由店長自行開通與停用,不必每次都找總部。離職後帳號停用,但班表與出勤的歷史紀錄留在門市,不會跟著個人手機一起消失。
POS 管的是交易,這裡管的是門市與總部之間的作業——訂貨、排班、日結回報、公告與簽核。日結可以直接承接 POS 上的數字,兩者不衝突。
分水嶺不是店數,而是總部是否已經無法靠一個群組掌握所有門市。多數業者是在第五、六間店開始感覺到訂貨與班表開始失控。